Категорії працівників, для яких документи особової справи ведуть в обов’язковому порядку, визначено ст. 493, 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5, а саме на:

• керівників організацій,
• службовців,
• професіоналів,
• фахівців
• працівників-сумісників.

Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями.

Згідно п. 2.5  Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої  наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального  захисту населення України від  29.07.93  N 58(далі Інструкція № 58), з кожним записом, що заноситься до трудової книжки  на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і  звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (типова відомча форма N П-2, затверджена наказом  Мінстату України від 27 жовтня 1995 року N 277, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Міністерства і  відомства за згодою з відповідними галузевими профспілками  можуть,  як  виняток, дозволити  підприємствам,  що працюють в  умовах  територіальної  роз’єднаності  (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані),  проводити ознайомлення з записами, що внесені до трудової книжки, в заочному порядку шляхом направлення власникам    книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці.

Водночас наказ Мінстату України на який є посилання в п. 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність.

Згідно ст. 1 (п.12 ч.1) Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VI основне місце роботи — місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі.

Згідно статті 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. Також згідно внесених змін в норми законодавства про працю з роботодавця знято обов‘язок ведення трудових книжок в паперовому вигляді (ст. 47, ст. 48, ч.2 ст. 144, ч.1 ст. 233, ст. 235 )

Типова форма П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 (далі — Наказ № 495/656). Документ не зареєстрований Міністерством юстиції.

Наказ № 495/656  не встановлює прямий обов’язок вести особові картки за новою формою.

Як зазначено в преамбулі Наказу № 495/656 нова редакція форми П-2 потрібна для цілей статистики та ведення військового обліку на підприємстві.

Про ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях згідно з типовою формою первинного обліку № П-2  зазначено п. 38 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 р. № 921.

Водночас у зв’язку із затвердженням нового Порядку організації та ведення військового обліку 30.12.2022 р. зазначений вище наказ втратив чинність а в новому документі  відсутні вимоги щодо застосування картки П-2.

Державний комітет статистики України у своєму листі  від 26.02.2010 р. N 17/1-25/Н-24/10/37 зауважив, що спільним наказом N 495/656 розмежовано функції щодо питань, які пов’язані з веденням типової форми П-2. Зокрема, відповідно до пункту 4 цього наказу, загальне керівництво роботою, пов’язаною з організацією та веденням військового обліку призовників і військовозобов’язаних згідно з типовою формою N П-2 та контроль за станом цієї роботи в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від підпорядкування і форм власності, покладено на Генеральний штаб Збройних Сил України.

Таким чином вважаємо, що з урахуванням змін в законодавстві про працю, а також беручи до уваги,  що затверджена  наказом  Мінстату України від 27 жовтня 1995 року N 277 форма N П-2, на яку безпосередньо посилається п.2.5 Інструкції № 58 втратив чинність роботодавець має право визначитися  щодо організації кадрового обліку з використанням форми П-2. Водночас звертаємо увагу, що надана консультація носить суто інформаційний характер, приймаючи рішення про організацію кадрового документообігу роботодавець зобов’язаний забезпечити документування, узагальнення і зберігання облікової документації відповідно до вимог законодавства. У разі необхідності ви маєте право отримати додаткові роз’яснення від відповідних органів державної влади.

Також нагадуємо, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником. (стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15 березня 2022 року № 2136-IX).

Заяви працівників та інші документи, що є підставою для видання наказу з кадрових питань, зберігаються окремо від самих наказів, зазначає Кадрова допомога, а саме:

• в Особовій справі працівника, наприклад, заява про прийняття на роботу, трудовий договір (контракт), заява про зміну біографічних даних, про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, заява про сумісництво тощо;
• ті документи, що не ввійшли до особової справи, зберігаються в інших справах, визначених Номенклатурою справ підприємства.