Категорії працівників, для яких документи особової справи ведуть в обов’язковому порядку, визначено ст. 493, 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5, а саме на:

• керівників організацій,
• службовців,
• професіоналів,
• фахівців
• працівників-сумісників.

Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями.