Сканкопію трудової книжки для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг Фонду може подати як сам працівник, так і його страхувальник.

Після її оцифрування відомості про трудову діяльність працівника відображаються в його особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua/).

Для ознайомлення з цими відомостями потрібно увійти в особистий кабінет, авторизувавшись одним зі зручних способів: з використанням кваліфікованого електронного підпису; через BankID (за номером банківської картки) або за допомогою Дія.Підпис.

Інформація про трудову діяльність зберігається в розділі “Електронна трудова книжка“ (на головній сторінці на панелі ліворуч).

Для ознайомлення із записами трудової книжки в цьому розділі потрібно обрати вкладку “Дані ЕТК”.

У закладці “Записи трудової книжки (За СПОВ)” відображається інформація про трудові відносини найманого працівника, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців (найраніше за період з 01.01.1998).

У закладці “Відцифрована ЕТК” розміщено дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданої сканованої трудової книжки.

У закладці “Скан-копії трудової книжки” розміщені сканкопії паперової трудової книжки (надані застрахованою особою чи страхувальником).

Водночас на головній сторінці в особистому кабінеті людини зазначено підсумкові дані про набутий страховий стаж, який розраховано автоматично відповідно до вимог Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” (реквізит “Загальний страховий стаж” – закладка “Страхові дані, наявні в РЗО”).

Крім того, у розділі “Мої звернення” у пункті “Повідомлення“ можна переглянути статус звернення.

Якщо під час опрацювання сканкопій було виявлено невідповідності в оформленні трудової книжки, змісті записів, то зазначається відповідний коментар спеціаліста, який опрацював документи.

Постановою Кабінету Міністрів України від 04.06.1998 № 794 “Про затвердження Положення про організацію персоніфікованого обліку відомостей у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування” Пенсійним фондом України разом із Міністерством праці та соціальної політики, Міністерством фінансів та Державною податковою адміністрацією з 01.10.1998 було впроваджено персоніфікований облік відомостей у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.

Тобто, до 01.10.1998 в Україні не існувало такої системи, а пенсійне забезпечення регулювалося на підставі документів виключно на паперових носіях (трудових книжках, відомостях підприємств, архівах тощо) та згідно чинного на той період законодавства. Таким чином, відомості про трудові відносини, які були розпочаті до 1998 року, відсутні у системі персоніфікованого обліку.

Законом України від 09.07.2003 № 1058-IV “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” (далі – Закон 1058) визначено та запроваджено поняття страхового стажу, встановленого для періоду роботи чи іншої діяльності, пов’язаної з отриманням доходу, починаючи з 01.01.2004.

Статтею 24 Закону 1058 визначено, що страховий стаж – період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

СПОВ (Спеціалізований персональний облік відомостей) – це система персоніфікованого обліку в Україні, яка містить дані про страховий стаж та доходи громадян, що використовуються для розрахунку пенсій, допомоги по тимчасовій непрацездатності та інших соціальних виплат.

Законом України від 05.02.2021 № 1217-ІХ “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” з 10.06.2021 запроваджено електронну трудову книжку.

Електронна трудова книжка формується Пенсійним фондом України на основі звітності, що подають роботодавці, а також шляхом оцифрування паперових документів.

Для користувачів вебпорталу Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) в особистому кабінеті надано можливість перегляду електронної трудової книжки. Дані наводяться на дату здійснення входу на вебпортал.

Перша вкладка електронної трудової книжки “Записи трудової книжки (за СПОВ)” містить інформацію про періоди трудових відносин згідно звітності страхувальників (роботодавців), як найманого працівника за основним місцем роботи. Виправлення відображених даних в ручному режимі не передбачено.

За періоди з 1998 року по 2009 рік список записів електронної трудової книжки відображає періоди трудової діяльності згідно звітності страхувальників, відповідно до нарахування заробітної плати (доходу) найманим працівникам за основним місцем роботи, а у разі припинення нарахування або неповного місяця трудових відносин, записи відображаються як початок та, відповідно, кінець роботи.

Наприклад, якщо в індивідуальних відомостях за березень 1999 року, не зазначено кількість календарних днів перебування у трудових відносинах та нарахування заробітної плати (доходу), то відображення інформації в електронній трудовій книжці (вкладка “Записи трудової книжки (за СПОВ)”) буде зазначено звільнення з роботи 28.02.1999 та прийняття на роботу 01.04.1999. Це пов’язано із принципами формування даних за період до 2010 року на підставі звітних відомостей страхувальника.

Якщо в електронній трудовій книжці бракує записів про роботу, їх можна додати самостійно, скориставшись відповідним сервісом вебпорталу Пенсійного фонду.

Для цього необхідно:

– зібрати та підготувати скановані копії відповідних документів. Наприклад, копії сторінок паперової трудової книжки (титульний аркуш та всі записи про прийняття, переведення, звільнення), накази про прийняття на роботу чи звільнення, довідки з архівів, установ чи підприємств, диплом, військовий квиток тощо;

– авторизуватися на вебпорталі за допомогою за кваліфікованого електронного підпису (КЕП);

– у розділі “Комунікації з ПФУ”, обрати пункт “Відомості про трудові відносини”;

– додати заздалегідь підготовлені скановані копії документів, поставити позначку щодо надання згоди на передачу та обробку персональних даних, підписати звернення КЕП та натиснути “Відправити до ПФУ”.

Внесення повної інформації про трудову діяльність в електронну трудову книжку — це запорука правильного розрахунку страхового стажу та майбутньої пенсії. Подбати про це варто завчасно, не відкладаючи до моменту виходу на пенсію.

Призначення та виплата щомісячної державної соціальної допомоги особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю регулюється Законом України “Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію та особам з інвалідністю і Порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 02.04.2005 № 261.

ДЕРЖАВНА СОЦІАЛЬНА ДОПОМОГАПРИЗНАЧАЄТЬСЯ І ВИПЛАЧУЄТЬСЯ:

– Громадянам України, які постійно проживають на території України;

– іноземцям та особам без громадянства, які переселилися з інших держав на постійне проживання в Україну, та особам, які визнані біженцями або особами, які потребують додаткового захисту;

– громадянам Республіки Польща, які перебувають на території України на умовах, передбачених Законом України «Про встановлення додаткових правових та соціальних гарантій для громадян Республіки Польща, які перебувають на території України», середньомісячний сукупний дохід яких за шість календарних місяців, що передують місяцю, який передує місяцю звернення за призначенням державної соціальної допомоги, не перевищує прожитковий мінімум, визначений для осіб, які втратили працездатність (крім осіб з інвалідністю I групи та дітей померлого годувальника), що одночасно відповідають таким умовам:

     – не отримують пенсію або соціальні виплати, що призначаються для відшкодування шкоди, заподіяної ушкодженням здоров’я на виробництві, відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», та допомоги, що призначається відповідно до Закону № 1727-IV (крім осіб з інвалідністю з дитинства або дітей з інвалідністю, які мають право на державну соціальну допомогу дитині померлого годувальника відповідно до Закону № 1727-IV і державну соціальну допомогу відповідно до Закону № 1727-IV);

     – є малозабезпеченими особами (крім осіб з інвалідністю I групи та дітей померлого годувальника);

– особи, які досягли 65 років і не мають права на пенсію відповідно до законодавства або яким установлено інвалідність. До досягнення зазначеного віку до осіб, які не мають права на пенсію, належать жінки 1960 року народження і старші після досягнення ними такого віку.

Крім того, право на соціальну допомогу мають:

• особи з інвалідністю I групи, якщо вони не отримують пенсію;
• діти померлого годувальника (у т.ч. ті, що народжені до спливу 10 місяців із дня смерті годувальника), який на день смерті не мав страхового стажу, необхідного для призначення пенсії для особи з інвалідністю III групи.

ТЕРМІНИ ПРИЗНАЧЕННЯ:

•  особам, які досягли 65-річного віку – довічно;
•  особам з інвалідністю на весь період інвалідності.

НЕОБХІДНІ ДОКУМЕНТИ:

– заява про надання державно соціальної допомоги встановленої форми;

– пред’являються: документ, що посвідчує особу, РНОКПП, свідоцтво про народження;

– рішення суду про визнання особи недієздатною (для недієздатної особи);

– рішення про призначення опікуна (для недієздатної особи, якій призначено опікуна);

– документ, що підтверджує повноваження представника закладу, який виконує функції опікуна над особою (для недієздатної особи, опікуна якій не призначено);

– декларація про доходи особи, яка звернулася за призначенням державної соціальної допомоги (у разі потреби);

– документи, що засвідчують родинні відносини члена сім’ї з померлим годувальником;

– довідка закладу загальної середньої освіти про те, що дитина навчається;

– документи, що підтверджують повноваження представника, який діє на  підставі виданої йому довіреності, оформленої за формою, передбаченою законодавством.

ЗАЯВУ МОЖНА ПОДАТИ ЧЕРЕЗ:

– уповноважених осіб виконавчого органу сільської, селищної, міської ради відповідної територіальної громади;

– Центри надання адміністративних послуг;

– відділи обслуговування громадян (сервісні центри) Пенсійного фонду України;

– пошту;

– онлайн (портал ДІЯ, вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України та мобільний додаток «Пенсійний фонд» (за технічної можливості).

З початку року Державна служба зайнятості запропонувала 309 тисяч вакансій. Завдяки цьому вдалося забезпечити зайнятістю (знайти постійну або тимчасову роботу, а також допомогти відкрити бізнес) 238 тисяч людей.

Найбільше шукали підсобних робітників – 15 тисяч запитів з початку року. Такі працівники виконують допоміжні роботи на виробничих ділянках, будівництві чи складах. До обов’язків таких працівників входить транспортування вантажів, прибирання та сортування матеріалів. Така вакансія не потребує якоїсь спеціальної підготовки.

Проте кількість людей, які шукали таку роботу, вища за пропозицію. «Підсобний робітник» у своїх резюме зазначили понад 18 тисяч осіб.

Другою найпопулярнішою пропозицією роботи був водій автотранспортних засобів — понад 13 тисяч запитів з початку року. А кількість шукачів роботи – тільки 10,6 тисячі людей.

На третьому місці – вакансія продавця продовольчих товарів. Роботодавці пропонували трохи більш як 13 тисяч робочих місць для майже 20 тисяч шукачів роботи в цьому напрямку.

Ще однією популярною вакансією в цьому напрямку є продавець-консультант. Таких працівників роботодавці шукали трохи більш як 9 тисяч разів. Попит шукачів роботи й в цьому випадку вищий: клієнти Служби зайнятості шукали представників такої професії 11 тисяч разів.

П’ятірку лідерів закриває вакансія кухаря. Роботодавці пропонували таку роботу майже 8,7 тисячі разів. Вибирали вони працівників із майже 12 тисяч шукачів роботи.

На шостому місці – прибиральник службових приміщень. Таких пропозицій було майже 8 тисяч, а от шукачів роботи в цьому напрямку – 10,5 тисяч.

Сьома за популярністю вакансія – бухгалтера. Таких працівників роботодавці шукали 6,7 тисячі разів. Претендентів на такі посади за звітний період налічувалося майже 9 тисяч.

Вчитель закладу загальної середньої освіти став восьмою найбільш запитуваною роботодавцями вакансією. Мова йде про викладачів початкових шкіл, гімназій та ліцеїв. Запит на таку роботу був на рівні 4,7 тисячі. А вчителів, які прагнули влаштуватися на ці вакансії, – 7 тисяч.

Дев’ята найпопулярніша професія – швачка. Кількість запропонованих роботодавцями вакансій – 4,6 тисячі. А от працівників, які прагнуть зайняти такі посади, менше: лише 3,9 тисячі людей.

Закриває десятку найзатребуваніших професій сестра медична (брат медичний). Подібних пропозицій було майже 4,5 тисячі, а от претендентів на такі посади більше – 6,7 тисячі потенційних працівників.

Також існує перелік професій, які з’являються на ринку праці дуже нечасто. По одному випадку запитів від роботодавців були такі спеціальності, як завідувач оранжереї, начальник млина, математик, бандурист, готувач шампанського, ведучий дискотеки, а також вузькопрофільні майстри, інженери, техніки та електромеханіки.

HR менеджер виступає партнером бізнесу, який реалізує стратегію організації через роботу з людьми. Ця роль затребувана у компаніях будь-якого розміру та в різних галузях.

Розглянемо разом з budni.robota.ua основні обов’язки менеджера з персоналу, кар’єрні можливості в цій сфері для ти, хто прагне розпочати або розвинути свою HR-кар’єру.

Хто такий HR менеджер?

Це фахівець, який допомагає керівникам будувати команди та узгоджувати процеси з цілями компанії. Фокус роботи змінюється залежно від етапу росту бізнесу та корпоративної культури. Роль поєднує аналітику, комунікації, юридичну грамотність і глибоке розуміння специфіки діяльності компанії.

Отже, HR спеціаліст це професіонал, який створює умови для продуктивної роботи команди. Він відповідає за залучення талантів, їхній розвиток та утримання в компанії.

Кар’єрні маршрути у сфері HR

Менеджер з навчання персоналу

Відповідає за розвиток співробітників, організовує тренінги та курси підвищення кваліфікації. Планує програми, узгоджує їх із цілями бізнесу та вимірює ефективність.

Менеджер з підбору персоналу

Займається пошуком і відбором кандидатів, проводить співбесіди та формує кадровий резерв. Будує стратегії залучення, стежить за якістю воронки найму та досвідом кандидатів.

HR бізнес-партнер

Це стратегічний партнер керівників підрозділів. HR бізнес-партнер допомагає узгоджувати роботу з персоналом із бізнес-цілями компанії. Він аналізує потреби бізнесу та трансформує їх у HR-рішення, бере участь у стратегічному та оперативному плануванні, розробляє системи оцінки ефективності та відстежує результати, виступає посередником між працівниками та керівництвом, щоб забезпечити баланс інтересів.

Менеджер з компенсацій і пільг

Розробляє системи мотивації, керує політикою зарплат і бонусів та аналізує ринок праці. Створює конкурентні пропозиції для залучення й утримання талантів.

Директор з персоналу (HR Director)

Керує всіма процесами управління людьми: визначає напрями розвитку, координує HR-відділ та формує політики.

Крім того, ви можете вибрати будь-яку іншу спеціалізацію у сфері управління персоналом (HR-менеджмент). Наприклад, можете зосередитися на адаптації нових співробітників, розробці програм лояльності, організації корпоративних заходів, створенні бренду компанії тощо.

Основні обов’язки HR менеджера

Менеджер з персоналу обов’язки виконує різноманітні, залежно від специфіки компанії та посади. До ключових функцій належать: підбір і найм, онбординг, навчання та розвиток, оцінка ефективності, внутрішні комунікації та робота з корпоративною культурою.

1. Підбір та найм персоналу. Фахівець аналізує потреби бізнесу, складає вакансії, шукає кандидатів через різні канали, проводить інтерв’ю та ухвалює рішення про найм.
2. Адаптація нових співробітників. Організація онбордингу, знайомство з корпоративною культурою, супровід на початковому етапі роботи.
3. Розвиток персоналу. Планування та організація навчання, оцінка компетенцій, побудова кар’єрних траєкторій.
4. Управління ефективністю. Впровадження систем оцінки результатів, проведення performance review, надання зворотного зв’язку.
5. Робота з корпоративною культурою. Розвиток цінностей компанії, організація тімбілдингів, підтримка залученості команди.

Де здобути необхідні знання та навички?

Університети забезпечують базові знання з управління персоналом, психології та економіки. Щоб швидше здобути практичні навички, варто проходити онлайн чи офлайн курси HR менеджера.

Волонтерство, стажування і робота в HR-відділах допомагають закріпити навички. А cертифікації на кшталт SHRM, HRCI або CIPD підтверджують рівень і підвищують конкурентність.

Популярні освітні платформи пропонують спеціалізовані програми з різних аспектів HR-менеджмент: від підбору до стратегічного планування персоналу.

Особисті якості, які цінують роботодавці

• Комунікабельність

Фахівець повинен вміти чітко передавати інформацію, слухати, вести переговори та знаходити підхід до кожного. Крім того, важливо швидко вирішувати конфлікти та налагоджувати співпрацю між відділами. 

• Емоційна стійкість

HR спеціаліст це фахівець, який постійно спілкується з людьми і дуже часто зіштовхується з емоційно складними ситуаціями. У таких умовах вміння залишатися спокійним і приймати зважені рішення – ключова риса успішного професіонала.

• Організованість

Вміння організовувати робочі процеси та дотримуватися термінів – основні навички, якими повинен володіти успішний менеджер з підбору персоналу. Крім цього, він повинен швидко реагувати на непередбачувані ситуації та оперативно розвʼязувати проблеми.

• Аналітичне мислення

HR-менеджмент передбачає аналіз великої кількості даних. Зокрема менеджер з персоналу повинен оцінювати резюме, аналізувати ринок праці та ефективність співробітників, щоб приймати обґрунтовані рішення.

Тренди і майбутнє професії

З розвитком технологій HR менеджмент також зазнає змін. Ось кілька трендів, які сьогодні впливають на майбутнє професії:

• Автоматизація HR-процесів

Багато рутинних завдань (сортування резюме, проведення первинних інтерв’ю, оцінка кандидатів тощо) зараз автоматизуються завдяки сучасним технологіям (ШІ, системи управління кандидатами (ATS), чат-боти тощо).

• Дистанційний найм та гнучка робота

Враховуючи глобальні зміни, що відбулися через пандемію та війну, компанії активно впроваджують гнучкі умови праці, віддалену роботу та інші формати. Менеджер з персоналу повинен враховувати ці зміни та створювати для працівників комфортні умови.

• Інклюзивність і різноманітність

Стратегії диверсифікації персоналу стають важливою частиною корпоративної культури. Тож у майбутньому менеджер з підбору персоналу буде продовжувати працювати над створенням різноманітних та інклюзивних колективів, де кожен співробітник має рівні можливості для розвитку.

• Підвищена увага до добробуту співробітників

Все більше компаній приділяють увагу здоров’ю та добробуту своїх співробітників, створюючи програми для підтримки психічного і фізичного здоров’я та соціальні ініціативи. 

Менеджер з підбору персоналу – це не тільки ключова фігура у будь-якій компанії, але й перспективна професія, яка відкриває численні можливості для особистісного та професійного розвитку.

Мобінг — це форма психологічного насильства на робочому місці. Це не одноразовий конфлікт, а систематичні, тривалі та цілеспрямовані дії, спрямовані проти однієї людини або групи людей. Мета мобінгу — змусити "жертву" почуватися некомфортно, ізолювати її та, зрештою, витіснити з колективу або навіть не допустити до його, якщо це новий співробітник.

Як розпізнати мобінг?

• постійна критика та ігнорування досягнень;
• ізоляція від колективу та робочих процесів;
• поширення пліток і чуток;
• саботаж роботи, приховування інформації;
• принизливі або надмірні завдання.

Пам’ятайте: примусова ізоляція, приниження та тиск на роботі — це порушення ваших прав!

Стаття 12 Закону України «Про охорону праці» визначає, що:

• підприємства, які використовують працю осіб з інвалідністю, зобов’язані створювати для них умови праці з урахуванням рекомендацій медико-соціальної експертної комісії або експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи та індивідуальних програм реабілітації, вживати додаткових заходів безпеки праці, які відповідають специфічним особливостям цієї категорії працівників;
• у випадках, передбачених законодавством, роботодавець зобов’язаний організувати навчання, перекваліфікацію та працевлаштування осіб з інвалідністю відповідно до наданих рекомендацій у сфері зайнятості або індивідуального плану працевлаштування;
• залучення осіб з інвалідністю до надурочних робіт і робіт у нічний час можливе лише за їх згодою та за умови, що це не суперечить рекомендаціям медико-соціальної експертної комісії або експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи.

22 вересня 2025 у ВРУ зареєстровано законопроєкт № 14065 "Про внесення змін до статті 22 Закону України "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття" щодо забезпечення права застрахованої особи на отримання допомоги по безробіттю у належному розмірі у випадках не внесення даних про її страховий стаж уповноваженим органом", інформує Дебет-Кредит

Метою законопроєкту є забезпечення права застрахованої особи на отримання допомоги по безробіттю у належному розмірі у випадках не внесення даних про її страховий стаж Пенсійним фондом України.

Прописано, що застрахована особа, страховий стаж якої протягом 12 місяців, що передували реєстрації її як безробітної, становить не менше ніж сім місяців, має право на отримання допомоги по безробіттю у належному розмірі відповідно до цього Закону незалежно від внесення даних про стаж до Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, у зв’язку з:

• несвоєчасною сплатою роботодавцем такої особи страхових внесків
• та/або несвоєчасним внесенням територіальним органом Пенсійного фонду України даних про страховий стаж до Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.

У випадку несплати або несвоєчасної сплати страхових внесків, виплата допомоги по безробіттю в повному обсязі покладається на роботодавця.

У разі прийняття цей Закон набере чинності з дня, наступного за днем його опублікування.