Підставою для оформлення відпустки є заява від працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати, погоджена керівником установи. В заяві зазначається вид відпустки, підстава та підтвердження для її надання, дата початку та закінчення, тривалість відпустки. У преамбулі наказу зазначається підстава: норма відповідного закону та заява (для відпустки за ініціативою працівника). У наказі зазначаються ті ж самі відомості, що й у заяві, і додатково вказується дата виходу працівника на роботу.

Таким чином, у разі продовження дії військового стану, яка затверджується новим нормативним актом,  змінюється як підстава надання відпустки, так і її можлива тривалість, що потребує видання нового наказу, а відповідно і написання нової заяви.