Статтею 122  Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 передбачено строк зберігання реєстраційних журналів, карток, електронних баз даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів, 3 роки.

Тому заяви з будь-яких кадрових питань (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання усіх видів відпусток, матеріальної допомоги тощо) слід реєструвати у відповідній реєстраційній формі, запровадженій на підприємстві, проте за відсутність такого журналу штрафних санкцій не передбачено.