Крім штатного розпису, рекомендується оформити й вести в службі персоналу штатно-посадову книгу — робочий обліковий документ.

Слід зауважити, що штатно-посадова книга, на відміну від штатного розпису, допомагає у вирішенні питань стосовно конкретного працівника, а не штатної одиниці.

На практиці книгу поділяють на розділи, найменування яких відповідають найменуванням структурних підрозділів. Розділи розміщують у тому самому порядку, в якому вони наводяться в штатному розписі.

На підприємствах, де нема структурних підрозділів, розділи штатно-посадової книги можна сформувати за функціональним принципом, як-от: «Управління», «Планування та прогнозування», «Фінансова робота та облік», «Робота з персоналом» і т. ін.

Кожен розділ книги слід починати на новому розвороті. У кожному розділі бажано залишати кілька вільних рядків для продовження записів у разі внесення змін до штатного розпису (як під час його затвердження, так і згодом).

Записи до штатно-посадової книги бажано роботи одразу після видання наказу про прийняття/переведення працівника на іншу роботу постійно, внесення змін до штатного розпису.

Оскільки, штатно-посадова книга є, по-суті, документом оперативного обліку, відомості до неї (окрім назв структурних підрозділів, посад/професій) записують олівцем. У разі зміни розміру посадового окладу/тарифної ставки/окладу, надбавки або доплати (звичайно після видання відповідного наказу) вказані показники витирають і записують нові.

Також, витирають відомості про працівника, у разі його звільнення з роботи чи переведення на іншу роботу постійно. Згодом, на цьому місці записують відомості про нового працівника.

Зразок штатно-посадової книги, вимоги та строки її зберігання читайте тут Введення штатно-посадової книги

Анна Мілієнко-Самсонова, головний редактор електронної системи "ОК. Кадровик"