Для ефективної роботи з документами потрібно чітко розуміти: де і як реєструвати накази з персоналу, який термін зберігання наказів і книг реєстрації, якими нормативами слід керуватися, виконуючи ці завдання. Зручна і продумана Книга (або журнал) реєстрації наказів допоможе оптимізувати кадровий облік на підприємстві.

Реєстраційні дані документів вносять в журнал певної форми. Для фіксації факту створення, відправлення та отримання розпоряджень і наказів з кадрових питань має бути заведена спеціальна книга.

Кожен кадровий наказ, що видається на підприємстві, має бути зареєстрований.

Необхідно вести одразу два таких реєстри:

• Книга (журнал) реєстрації наказів із кадрових питань тривалого зберігання,
• Книга (журнал) реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового зберігання.

Книга обліку наказів з персоналу містить 5 граф, яких достатньою для збереження усієї необхідної інформації, з рекомендаціями щодо ведення і заповнення можна ознайомитись детальніше в матеріалі Книга обліку наказів з персоналу

Перш ніж починати вносити записи до Книги, її слід певним чином підготувати: прошити сторінки і завірити печаткою (за наявності). Вилучення аркушів з книги, внесення записів «заднім числом» не допускаються. Відомості в Книзі мають відповідати наявним наказам. Журнал реєстрації наказів веде працівник кадрової служби. 

Анна Мілієнко-Самсонова, головний редактор електронної системи "ОК. Кадровик"