Наближаються різдвяно-новорічні свята – час, коли компанії традиційно дарують подарунки дітям своїх працівників. Подарунки бувають різні: солодкі набори, іграшки, набори для творчості, тощо. 

Розглянемо документальне оформлення новорічних подарунків для дітей, адже витрати мають бути правильно підтверджені для проведення в обліку відповідних операцій. 

Будь-яке рішення про придбання та безоплатну роздачу активів підприємства приймає його керівник. Відповідно має бути оформлений наказ або розпорядження. Типової форми такого наказу немає. Отже, його складають у довільній формі, відповідно до загальних правил діловодства, інформує Дебет-Кредит

Для належного оформлення видачі подарунків рекомендуємо підготувати такі документи:

Наказ керівника: У цьому документі слід визначити:

• Відповідальних осіб за закупівлю та видачу подарунків, а також за складання списків одержувачів;
• Обмеження щодо вартості та асортименту подарунків;
• Граничний вік дітей: Хоча законодавчо дитиною вважається особа до 18 років (ст. 6 СКУ), роботодавець самостійно встановлює цей ліміт;
• Одержувача подарунків: Вказується, хто офіційно отримує дохід: працівник-батько (мати) чи безпосередньо дитина. Більшість роботодавців визначають одержувачами працівників, щоб уникнути збору інформації про реєстраційні номери облікових карток платників податків (РНОКПП) їхніх дітей для звітності;
• Підтвердження віку: Вік дитини підтверджується копією свідоцтва про її народження, яке працівник подає разом із заявою про видачу подарунка;
• Операція придбання: Відповідальна особа складає кошторис, який затверджується керівником. Подарунки оприбутковуються на баланс підприємства на підставі первинних документів постачальника (накладних, чеків);
• Операція видачі та списання: Видача подарунків оформляється відомістю, складеною у довільній формі. Ця відомість є підставою для списання подарунків з балансу та нарахування доходу фізичним особам-одержувачам (працівникам чи дітям). У відомості зазначаються всі отримувачі. Може бути кілька відомостей, наприклад, на кожен окремий підрозділ. Поряд з цим видачу можна оформляти на кожного окремого отримувача звичайною накладною.

Список працівників, які мають дітей

Для визначення потрібної кількості подарунків треба скласти список працівників, які мають дітей. Але видачу подарунків, як правило, оформлюють відомістю, адже отримання подарунка треба підтвердити підписами працівників. 

Такі списки формуються на підставі даних працівників та інформації про наявність у них дітей. Як правило, про наявність дітей у відділі кадрів дізнаються із наданих працівниками копій свідоцтв про народження дитини (або інших документів, які підтверджують опіку, всиновлення тощо). Хто із працівників не надав таких документів, – ще є час (визначений у наказі) це зробити. 

Роздача подарунків

Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості. Оскільки така роздача проводиться за ініціативою роботодавця, то строки, протягом яких працівники можуть отримати подарунки, теж визначає сам роботодавець (їх визначають у наказі, про який ми говорили вище). 

На сьогоднішній день бронювання на підставі Постанови № 45 неможливе, роботодавці повинні керуватися при бронюванні своїх працівників від мобілізації виключно Постановою № 76. Про це повідомив народний депутат Олександр Федієнко, голова підкомітету з питань безпеки у кіберпросторі, урядового зв'язку, криптографічного захисту інформації Комітету Верховної Ради України з питань національної безпеки, оборони та розвідки, пише Бухгалтер.ua

Нагадаємо, що Постанова №45 має гриф «Для службового використання», нею затверджено Порядок, згідно з яким здійснювали бронювання військовозобов'язаних, які працюють в органах влади або в юрособах, яким встановлено мобілізаційні завдання (замовлення). Натомість в умовах повномасштабного російського вторгнення виникла необхідність у бронюванні для ширшого кола роботодавців, тож уряд ухвалив Постанову №76, яка дозволяє бронювати через Портал Дія працівників від мобілізації тим роботодавцям, які визнані критично важливими.

Тривалий час ці два нормативні акти, а отже і дві процедури бронювання, діяли паралельно. Утім, цього року ситуація різко змінилася.

Нардеп навів лист Львівського обласного ТЦК та СП від 11.11.2025 р. № 1159/9/15051. Згідно з ним, «у період травень-червень 2025 року всі підприємства, установи, організації, які визначені критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, отримали листи від РВА [районних військових адміністрацій] про скасування мобілізаційних завдань».

Відповідно в ОТЦК наголосили: «З 09.05.2025 діють норми постанови КМУ № 592 (ДСК). Відповідно до вимог даної постанови, зупинено бронювання військовозобов'язаних працівників згідно з Порядком бронювання військовозобов'язаних, затвердженого постановою КМУ від 04.02.2015 року № 45 (ДСК)».

Вердикт звучить категорично: «Таким чином, роботодавець з метою виконання функцій та завдань, покладених на підприємство, та збереження кваліфікованих працівників мав можливість забронювати військовозобов'язаних у відповідності до Порядку № 76». Отже, на сьогодні бронювання працівників від мобілізації можливе лише за процедурою, передбаченою Порядком № 76.

Олександр Федієнко наголосив: «Шановні керівники КВП [критично важливих підприємств - Ред.] зверніть увагу на те що я підкреслив жовтим! [йдеться про цитати, наведені нами вище в новині - Ред.] Забудьте вже про 45 ту постанову КМУ! Зараз діє виключно 76 та постанова!».

Хто і в яких випадках зможе видавати паперові лікарняні? Хто у 2026 році подаватиме копії листків роботодавцям? Хто перевірятиме обґрунтованість медичних висновків та правильність оформлення листків непрацездатності і як саме проходитимуть ці перевірки? Детальніше від Дебет-Кредит

5 листопада 2025 року Верховна Рада України прийняла в другому читанні та в цілому Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» щодо удосконалення порядку видачі, продовження та контролю за обґрунтованістю видачі листків непрацездатності та документів, що є підставою для їх формування» (реєстр. №13062).

10 листопада цей Закон (він вже отримав номер і дату – Закон № 4683-IX від 05.11.2025 р.) передано на підпис Президенту.

Коли новий Закон почне діяти?

Як зазначається в тексті Закону, чинності він набере через два місяці з дня, наступного за днем його опублікування. Тобто чинним він стане точно у 2026 році і ніяк не раніше.

Також у КМУ виникає завдання протягом двох місяців з дня опублікування:

1. привести свої нормативно-правові акти у відповідність до цього Закону;
2. забезпечити приведення міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів у відповідність до цього Закону.

Тобто зміни в Законі № 1105 автоматично потягнуть за собою внесення змін і до підзаконних актів, що стосуються лікарняних. Отже, не всі із встановлених Законом змін запрацюють одразу або одночасно. 

Відтепер – чіткість у питаннях видачі лікарняних

У майбутній редакції ст. 23 Закону № 1105 з’явиться норма про паперовий листок непрацездатності – в якому випадку його ще можна буде виписувати.

Зараз ця стаття закону не обумовлює форму листка непрацездатності, а лише встановлює, що він є підставою для виплати лікарняних та декретних. У новій редакції буде сказано (хоча і не прямо), що листок непрацездатності повинен бути в електронній формі!

Отже, у разі неможливості формування листка непрацездатності в електронному реєстрі листків непрацездатності підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є листок непрацездатності у паперовій формі. Іншими словами, паперова форма допускатиметься лише як виняток – якщо неможливо сформувати електронну.

Слід зазначити, що нині діє норма про те, що на час дії воєнного стану в Україні допускається обіг як електронних, так і паперових листків непрацездатності. Але вона прописана підзаконним нормативним актом.

На сьогодні питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність врегульовані Наказом МОЗ № 1066.

Нагадаємо, що наразі п. 8 Наказу № 1066 дозволено видавати паперові лікарняні листи, лише якщо:

• продовжується лікарняний, що був виданий на папері до 01.10.2021;
• минув строк (7 днів з дати формування е-медвисновку), протягом якого лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я. У такому випадку рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я, а за її відсутності – керівник закладу. Перевірте наявність відповідних підписів та печаток на бланку листка непрацездатності;
• через технічні причини (помилки) е-медвисновок не передано протягом 7 днів до Електронного реєстру листків непрацездатності й е-лікарняний не створено;
• застрахована жінка усиновлює новонароджену дитину;
• зупинено доступ до центральної бази даних електронної системи охорони здоров’я;
• внаслідок дії обставин непереборної сили пацієнт порушив строк звернення для продовження випадку тимчасової непрацездатності та на дату звернення він залишається непрацездатним.

Ми про це писали в коментарі до листа ПФУ від 23.05.2025 № 2800-030401-8/34052.

Очевидно, що перелік випадків, коли можна буде видавати паперові лікарняні, скоротиться. Втім, яким саме він буде і як при цьому буде вирішена доля вже виданих у 2025 році паперових лікарняних, дізнаємось у 2026 році.

Тобто чекаємо зміни у підзаконних актах протягом двох місяців з дня опублікування Закону № 4683-IX.

Хто і в яких випадках завірятиме копії листків непрацездатності?

Як і тепер, у 2026 році діятиме правило: якщо лікарняні або декретні виплачуватимуться не за одним місцем, фізособі потрібно мати копію листка непрацездатності. Однак вже з уточненням, що поширюється воно лише на випадки, коли листок непрацездатності був оформлений у паперовій формі!

Працівники-сумісники

Якщо працівникові, який працює за сумісництвом або одночасно виконує роботу за трудовим договором (контрактом) та здійснює підприємницьку чи іншу діяльність, видано листок непрацездатності у паперовій формі, то підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності або по вагітності та пологах є копія цього листка, засвідчена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи.

Самозайняті особи без трудових відносин

Якщо фізособа одночасно здійснює підприємницьку та іншу діяльність, але не перебуває у трудових відносинах (не працює за трудовим договором чи контрактом), копія паперового листка непрацездатності засвідчується закладом охорони здоров’я, який його видав.

Перевірка обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності

На сьогодні за ст. 27 Закону № 1105 перевірка листків непрацездатності проводиться особами, уповноваженими правлінням ПФУ. Але у 2026 році буде уточнено перелік таких осіб (загалом він відповідає поточній практиці):

1. перевірка обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності проводитиметься визначеними ПФУ посадовими особами територіальних органів ПФУ;
2. у разі необхідності перевірка медичних висновків як документів, на підставі яких були оформлені листки непрацездатності, проводитиметься із залученням уповноважених лікарів. Перелік таких лікарів затверджуватиме ПФУ;
3. порядок проведення перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності і документів, що є підставою для їх формування, а також вимоги до уповноважених лікарів мають бути визначені Кабінетом Міністрів України. Наразі він визначений постановою КМУ від 03.03.2023 № 185, де про уповноважених лікарів та їх перелік вже йдеться.

Відповідальність за «липовий» лікарняний

Вона, звісно, є і тепер, у чинній редакції ст. 28 Закону №1105. І щодо процедури встановлення та першої реакції на листок непрацездатності, оформлений з порушеннями, мало що зміниться. Хіба що звертатися до роботодавця лікаря-порушника або до нього самого, якщо він є ФОПом, вже буде не керівник територіального органу ПФУ, а сам орган (тобто, можливо, що функцію листування з порушниками перекладуть з керівників на уповноважених ними осіб). А загалом буде те саме: повідомлення про виявлені порушення є підставою для їх усунення, зупинення фінансування страхових виплат, компенсації відповідної суми страхових виплат, якщо вони вже були виплачені.

Та з нового – те, що в майбутній редакції ст. 28 Закону №1105 з’явиться процедура адміністративного оскарження тими, кого ПФУ вважає порушниками, застосованих до них санкції. Наразі ця стаття закону говорить лише, що спори щодо необґрунтованості медичного висновку про тимчасову непрацездатність та/або компенсації сум страхової виплати вирішуються в судовому порядку.

Важливо! Заклад охорони здоров’я або фізична особа – підприємець, лікар яких сформував необґрунтований медичний висновок про тимчасову непрацездатність, або лікар, який провадить господарську діяльність з медичної практики як фізична особа – підприємець зможе подати скаргу в письмовій формі (електронній або паперовій) протягом десяти календарних днів з дня отримання вимоги від територіального органу ПФУ.

Скарга повинна містити вимоги скаржника та обґрунтування, що доводять відсутність у діях лікаря, який сформував медичний висновок про тимчасову непрацездатність, наміру формувати необґрунтований медичний висновок (вини).

З цікавого: перша інстанція для адміністративного оскарження – це сам територіальний орган ПФУ, який застосував санкцію.

Який граничний строк розгляду скарги?

На розгляд скарги територіальному органу ПФУ надається 30 календарних днів. Хоча допускається і продовження цього строку за рішенням керівника такого органу, але не більше ніж на 15 календарних днів (про що скаржника треба повідомити не пізніше ніж за 3 дні до закінчення строку розгляду скарги).

За результатами розгляду скарги приймається рішення про її задоволення або відмову у задоволенні. У разі прийняття за результатами розгляду скарги рішення про її задоволення вимога про компенсацію суми страхової виплати за листком непрацездатності, сформованим на підставі необґрунтованого медичного висновку про тимчасову непрацездатність, підлягає відкликанню або перегляду в частині, визначеній таким рішенням.

Якщо вмотивоване рішення за результатами розгляду скарги не буде надіслано протягом граничного строку її розгляду, така скарга вважається повністю задоволеною з дня, наступного за днем закінчення строку її розгляду.

Увага! Якщо ж у задоволенні скарги відмовлять, скаржник буде зобов’язаний компенсувати суму страхової виплати протягом десяти календарних днів з дня отримання такого рішення. Або може оскаржити таке рішення вже до центрального органу управління – ПФУ та/або в судовому порядку.

При цьому наявність поданої скарги зупиняє строки сплати компенсації суми страхової виплати та нарахування пені до десятого дня включно, що настає за днем отримання скаржником рішення територіального органу ПФУ за результатами розгляду скарги.

***

Наостанок нагадаємо:

1. Коментований Закон № 4683-IX від 05.11.2025 р. вже прийнято Верховною Радою і 10 листопада 2025 р. передано на підпис Президенту.
2. Згідно п. 1 Прикінцевих положень він набере чинності через два місяці з дня, наступного за днем його опублікування.
3. Отже, чинним цей Закон стане у кращому разі наприкінці січня 2026 року.

Українське трудове законодавство явно не було готове до регулювання трудових відносин в умовах регулярного відключення електроенергії. Тому й в роботодавців, і в працівників виникає багато практичних запитань, пов’язаних з такими надзвичайними умовами праці. Катя Гончаренко, редакторка напрямку пошукача budni.robota.ua, разом з Інесою Летич, радницею Asters, спробують допомогти розібратися з цим питанням.

Робота за відсутності електроенергії: як має діяти роботодавець?

Стаття 21 Кодексу законів про працю України визначає, що при укладенні трудового договору роботодавець зобов’язується забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Далі у ст. 88 КЗпП законодавець визначає, що будь-які норми виробітку та обслуговування для працівників визначаються, виходячи з нормальних умов праці, якими вважаються, зокрема, вчасне постачання виробництва електроенергією, газом та іншими джерелами енергоживлення.

Забезпечення адекватних умов праці для працівників є сферою відповідальності роботодавця і останній може вимагати звичного результату роботи лише у разі забезпечення таких умов праці.

Зрозуміло, у фактичних умовах роботодавці об’єктивно не завжди можуть забезпечити такі умови праці з незалежних від них причин. Але ризики ситуації буде нести роботодавець і останній не вправі, скажімо, вимагати звичайного результату роботи від працівника, що працює в умовах відключення електрики.

Як роботодавцю організувати виробничий процес у період відключень електроенергії?

Водночас роботодавець має право організовувати роботу таким чином, щоб досягти максимальної продуктивності праці. Звісно, найбільш оптимальним рішенням може бути забезпечення працівників альтернативними джерелами живлення – встановлення генераторів, використання акумуляторів тощо. При використанні подібного обладнання і з урахуванням повсякденних реалій роботодавцям важливо подумати над необхідністю впровадження додаткових внутрішніх правил. Наприклад, щодо безпечного поводження з джерелами живлення, щодо правил поведінки з такими джерелами в умовах відключень електрики (наприклад, вимагати від працівників вчасно заряджати лептопи і робочі телефони).

Варіантом може бути й тимчасове чи постійне переміщення працівників до робочих місць, де ситуація з електроживленням може бути кращою. В силу ст. 32 КЗпП, таке переміщення в межах одного населеного пункту можливе без згоди працівника.

Роботодавці можуть встановлювати для працівників режим віддаленої роботи, за яким співробітники зможуть регулювати робочий час на власний розсуд, у тому числі з урахуванням графіків відключення електрики.

Насамкінець, роботодавці мають право змінювати і режим робочого часу, і механізми його обліку, як за згодою з працівниками, так і на власний розсуд. Наприклад, можна запровадити роботу змінами чи гнучкий графік роботи. За ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», під час воєнного стану такі зміни можна запроваджувати без дотримання строку повідомлення.

Чи законно змінювати графік роботи працівників, підлаштовуючи його під графіки вимкнення світла?

Теоретично, організовувати роботу таким чином можна. Проте варто пам’ятати, що графік робочого часу вимагає певного планування, передбачуваності та систематичності, тому змінювати розпорядок роботи кожного дня роботодавець не зможе. Тому на практиці таке підлаштування можливе, якщо графіки вимкнень будуть відомі заздалегідь, для планування роботи хоча б на тиждень вперед.

Певним виходом може бути віддалена чи надомна робота з дозволом працівникам планувати графік роботи на власний розсуд. Можна також запроваджувати гнучкі графіки роботи, за яких для працівників лише частина робочого дня буде «фіксованою». Водночас конкретний час початку і закінчення роботи вони зможуть визначати на власний розсуд, у тому числі з урахуванням наявності електрики.

Чи обов’язково оголошувати простій на час планових відключень електроенергії?

Ні, оголошення простою є правом, а не обов’язком роботодавця. Водночас оголошення простою може бути фінансово вигідним для роботодавця. Так, відповідно до ст. 113 КЗпП, час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки (окладу). Якщо ж простій не оголошено, доведеться платити повний розмір зарплати.

Чи повинен роботодавець оплачувати час простою працівникам в разі відключення світла?

Так, такий простій відбуватиметься не з вини працівників. Тому, з огляду на положення ст. 113 КЗпП, потрібно оплачувати дві третини заробітної плати.