На підприємстві має бути затверджений графік відпусток. Черговість їх надання визначається графіками, що затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників відповідно до частини 10 статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) та частини 4 статті 79 Кодексу законів про працю, далі — КЗпП).

При складанні графіка відпусток враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та наявність можливостей для відпочинку. Також повинен враховуватися ряд категорій працівників, яким надається право на одержання відпустки за їх бажанням у зручний для них час, а саме:

1.  особам віком до вісімнадцяти років;
2.  інвалідам;
3.  жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
4.  жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
5.  одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
6.  дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
7.  ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
8.  ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22 жовтня 1993 року № 3551-XII;
9.  батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу;
10.  в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Конкретні строки складання та порядок оформлення графіків відпусток законодавством не встановлено, тому підприємство може самостійно узгодити порядок складання графіка відпусток внутрішніми документами – у колективному договорі або правилах внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженні, наказі тощо.

Згідно з пунктом 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20 червня 1984 року № 213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Але пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо вона зазначена в обліковій політиці підприємства.

Нормами законодавства не встановлено й форми графіка надання відпусток. Тому роботодавець може самостійно розробити форму такого документа.

Графіки відпусток мають доводитися до відома всіх працівників. Тобто роботодавець має ознайомити всіх працівників із ним під підпис. Найзручніша форма доведення їх до відома — це вивішування їх для загального ознайомлення в приміщеннях підприємств та їх структурних підрозділів.

Згідно з частиною 11 статті 10 Закону № 505 у графіку, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом.

Під час планування можна врахувати й надання відпустки частинами за домовленістю між роботодавцем та працівником. Але при цьому слід дотримуватися правила щодо безперервної частини відпустки. Так, основна безперервна частина відпустки має становити не менше ніж 14 календарних днів.