Про особливості оцифрування трудових книжок говорили під час вебінару в Головному управлінні Пенсійного фонду Вінниччини. Участь у вебінарі взяли 22 слухачі. Спікер заходу – заступник начальника відділу формування електронних трудових книжок  Алла Кононюк зазначила: «Електронна трудова книжка – це сучасний формат збереження відомостей про трудову діяльність, доступ до яких можна отримати онлайн у будь-який зручний час. Якщо ви не встигли оцифрувати паперову трудову книжку, ви можете оцифрувати її зараз».

Подати сканкопії документів для оцифрування можна:

• дистанційно – через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
• або особисто звернувшись до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду України.

Хто може подати сканкопії трудової книжки та інших документів про трудову діяльність для оцифрування?

• роботодавець за свого найманого працівника через вебпортал Пенсійного фонду України;
• працівник особисто – звернувшись до Сервісного центру Пенсійного фонду або самостійно подавши сканкопії документів про трудову діяльність через вебпортал Пенсійного фонду України.   

Як перевірити та ознайомитись з оцифрованою трудовою книжкою?

Для цього необхідно увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України та:

• у розділі «Мої звернення» перевірити стан опрацювання звернення за темою «Скан-копія трудової книжки». Після завершення опрацювання звернення матиме статус «Виконано»;
• потім ліворуч у меню обрати розділ «Електронна трудова книжка», де можна ознайомитися з оцифрованими відомостями про трудову діяльність.

Також в особистому кабінеті можна сформувати «Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб» (Витяг з ЕТК). У ньому відображаються всі періоди трудової діяльності за поданими сканкопіями документів та за даними звітності роботодавців.

Важливий момент для роботодавців:

• Сканкопія трудової книжки подається для оцифрування одноразово.
• Не потрібно щоразу оцифровувати нові записи (про прийняття чи звільнення) і додавати скани трудової книжки.
• Разом з додаванням сканкопій наказів (трудової книжки) обов’язково подаються звернення, які містять інформацію щодо присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування тощо.

Важливо пам’ятати: звернення щодо оцифрування сканкопій трудових книжок опрацьовуються за екстериторіальним принципом у межах загальної черги. Повторно подати наступне звернення можна лише після завершення виконання попереднього.