Питання документів під час працевлаштування часто здається формальністю, але на практиці саме тут виникає чимало порушень. Роботодавці інколи намагаються «перестрахуватися» – і просять залишити паспорт чи диплом «на час роботи». Проте такі дії суперечать законодавству і можуть мати серйозні правові наслідки, пояснює для budni.robota.ua Олена Воронкова, адвокатка Адвокатського бюро «Івана Хомича» 

Чи має право роботодавець вилучати або тимчасово утримувати документи працівника (паспорт, диплом, трудова книжка)?

Ні, відповідно до ст. 25 Кодексу законів про працю України, під час укладення трудового договору заборонено вимагати від особи документи, подання яких не передбачено законодавством.

Роботодавець має право перевірити відповідність кваліфікації та освіти посаді, на яку особа претендує, а також зробити копії. Однак вилучати оригінали або утримувати їх (навіть тимчасово) він не має права. Це правило прямо підтверджується і спеціальними нормами. Зокрема, пункт 23 постанови Верховної Ради України «Про затвердження Положення про паспорт громадянина України» забороняє вилучення паспорта, крім випадків, передбачених законом. Також прямо заборонено брати паспорт у заставу.

Щодо трудової книжки, то з 2021 року її паперовий варіант зберігається у працівника. Це передбачено статтею 47 Кодексу законів про працю України.

Роботодавець може ознайомитися з документами та зафіксувати необхідні дані, але не має права їх вилучати чи утримувати.

Чи законно утримувати документи як «гарантію» відпрацювання або повернення коштів за навчання?

Ні, це незаконно. Ба більше, у деяких випадках це прямо заборонено – наприклад, щодо паспорта. Так, стаття 9 Кодексу законів про працю України встановлює, що умови трудового договору не можуть погіршувати становище працівника. Конституція України, своєю чергою, гарантує заборону примусової праці. А стаття 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає відповідальність за порушення трудових прав працівників.

Які саме документи вважаються особистими і не можуть зберігатися у роботодавця?

Загальне правило таке: оригінали особистих документів працівника не повинні зберігатися у роботодавця. Виняток можливий лише тоді, коли сам працівник добровільно передає документ на зберігання.

До особистих документів належать, зокрема:

• паспорт громадянина України;
• ідентифікаційний код;
• дипломи та інші документи про освіту;
• трудова книжка.

Як діяти, якщо документи були передані добровільно, але їх не повертають?

У такій ситуації варто діяти поетапно.

• Спершу зверніться до роботодавця з письмовою вимогою повернути документи. У заяві бажано чітко зазначити, які саме документи були передані, коли і за яких обставин.
• Якщо це не дає результату, можна подати скаргу до Держпраці, яка здійснює контроль за дотриманням трудового законодавства.
• У разі подальшої відмови варто звернутися до суду для захисту своїх прав і примусового повернення документів.
• Також можливе звернення до поліції, однак на практиці це частіше має превентивний або психологічний ефект, ніж швидке правове вирішення питання.

Головне – не зволікати та фіксувати всі звернення письмово, щоб у разі потреби мати докази.

Чи є різниця між «зберіганням» і «вилученням» документів з точки зору закону?

Так, різниця є – і вона принципова.

• Зберігання означає, що працівник добровільно передає документи роботодавцю (наприклад, для оформлення), зазвичай на визначений час і з правом їх повернення.
• Вилучення – це примусове або неправомірне позбавлення особи можливості володіти своїми документами, коли їх забирають без належних підстав або не повертають.

Важливо, що вилучення особистих документів допускається лише у чітко визначених законом випадках – наприклад, у межах кримінального провадження уповноваженими органами.

Чи має право роботодавець не повертати документи після звільнення працівника?

Ні, не має. Роботодавець зобов’язаний повернути всі документи працівнику в день звільнення. На вимогу працівника він також повинен належним чином оформити та надати всі необхідні відомості про трудову діяльність.

Затримка або відмова у поверненні документів є порушенням трудового законодавства і може бути підставою для звернення до контролюючих органів або суду.

Яка відповідальність передбачена для роботодавця за незаконне утримання документів?

За незаконне утримання особистих документів працівника роботодавець може нести кілька видів відповідальності:

Адміністративна відповідальність

Відповідно до статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, передбачено штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1 700 грн).

Фінансова відповідальність

Згідно зі статтею 265 Кодексу законів про працю України, роботодавець може бути оштрафований на суму однієї мінімальної заробітної плати. Станом на 01.01.2026 це 8 647 грн.

Кримінальна відповідальність

У певних випадках може застосовуватися стаття 357 Кримінального кодексу України (незаконне заволодіння документами). Вона передбачає штраф до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (850 грн), пробаційний нагляд на строк до трьох років або обмеження волі на той самий строк. Водночас застосування кримінальної відповідальності залежить від конкретних обставин і на практиці потребує належного обґрунтування.

Чи змінилася ситуація з вилученням документів під час воєнного стану?

Ні, не змінилася. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» не передбачає права роботодавця вилучати або утримувати особисті документи працівників. Ба більше, він не скасовує базові трудові гарантії, а в окремих аспектах навіть розширює можливості їх захисту з урахуванням воєнних умов.

Отже, навіть під час воєнного стану незаконне вилучення чи утримання документів залишається порушенням законодавства.