Ситуації, коли працівник тривалий час не виходить на роботу та не виходить на зв'язок, залишаються поширеним викликом для бізнесу, особливо в умовах воєнного стану. Для роботодавця така «зникла» зайнятість створює не лише організаційні труднощі, а й суттєві юридичні ризики: помилка у процедурі звільнення може обернутися судовим поновленням працівника та виплатою середнього заробітку за весь період вимушеного прогулу. Саме тому ключове завдання — правильно зафіксувати відсутність і обрати безпечну підставу для припинення трудових відносин, розповідає Бухгалтер.ua

На практиці роботодавець має два інструменти:

• звільнення за прогул
• або припинення трудового договору через відсутність понад чотири місяці.

Перший варіант формально швидший, однак є значно ризикованішим, адже вимагає доведення відсутності поважних причин та отримання пояснень працівника.

Натомість друга підстава не передбачає оцінки причин відсутності, але потребує дотримання двох умов — фактичної відсутності працівника і відсутності інформації про причини такої відсутності протягом понад чотирьох місяців. Саме цей варіант у сучасних умовах виглядає більш безпечним для роботодавця.

Ключове практичне значення має системне документування. Роботодавцю варто фіксувати відсутність з першого дня:

• оформлювати доповідні записки,
• складати акти комісією,
• відображати неявки у табелі з відповідним кодом.

Водночас необхідно довести, що компанія намагалася встановити контакт із працівником — телефонні дзвінки, повідомлення, електронна пошта, а також письмові запити за останньою відомою адресою. У разі відсутності відповіді складаються окремі акти про неможливість зв'язку. Такий «пакет доказів» є критичним у разі можливого трудового спору.

Процедура звільнення також вимагає уважності до деталей. Наказ має містити чітке формулювання підстави із посиланням на норму КЗпП та перелік усіх документів, що підтверджують відсутність працівника і спроби з ним зв'язатися. При цьому погодження з профспілкою не потрібне, що спрощує процес для бізнесу. Однак навіть після звільнення роботодавець зобов'язаний виконати фінансові зобов'язання:

• нарахувати всі належні суми, за потреби — депонувати їх, а також
• повідомити працівника про проведений розрахунок і необхідність отримання документів.

Для ФОП та юридичних осіб правильна стратегія у таких кейсах - це баланс між швидкістю рішень і юридичною обережністю. Практика показує, що саме належне документування і дотримання процедури є вирішальними факторами у спорах. У сучасних умовах роботодавцям доцільно орієнтуватися не на найшвидший, а на найбільш доказово захищений варіант звільнення, щоб мінімізувати фінансові та репутаційні втрати.