Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI у ст. 11 передбачає 6 підстав для обробки даних, нагадує Бухгалтер бюджетної установи. Серед них:

1) згода суб’єкта персональних даних на обробку його ПД;

2) дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю ПД відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;

3) укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт ПД або який укладено на користь суб’єкта ПД чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта ПД;

4) захист життєво важливих інтересів суб’єкта ПД;

5) необхідність виконання обов’язку володільця ПД, який передбачений законом;

6) необхідність захисту законних інтересів володільця ПД або третьої особи, якій передаються ПД, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб’єкта ПД у зв’язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.

У випадку з трудовими відносинами роботодавець не зобов’язаний вимагати окрему згоду працівника, адже він діє в межах законодавчого обов’язку.

Проте якщо дані планується передавати третім особам, і це прямо не визначено законом (наприклад, комерційні партнери, страхові компанії), доцільно отримати письмову згоду працівника.

Усі працівники, які мають доступ до персональних даних колег, повинні підписати зобов’язання про нерозголошення.

Роботодавець несе відповідальність за організацію захисту даних і дотримання правил їх зберігання.