Відповідно до Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”, Пенсійний фонд України веде облік застрахованих осіб та персоніфікований облік відомостей про суми заробітної плати (доходу), облік сплати страхових внесків, створює та забезпечує функціонування єдиного державного автоматизованого банку відомостей про застрахованих осіб ‒ реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі ‒ реєстр застрахованих осіб). Джерела формування реєстру застрахованих осіб визначені статтею 18 Закону 2464, основним з яких є звітність страхувальників.

Звітність за найманих працівників подається страхувальниками (роботодавцями) щомісяця, протягом 20 днів, що настають за звітним місяцем. На заробітну плату (дохід) кожного працівника нараховується єдиний соціальний внесок (далі ‒ ЄСВ), що складає 22% від суми доходу. ЄСВ не віднімається із заробітної плати, роботодавці зобов’язані самостійно сплачувати ЄСВ за своїх співробітників.

Законом України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” №1058-ІV від 09.07.2003 зі змінами, який набув чинності з 01.01.2004, визначено поняття страховий стаж.

Страховий стаж ‒ це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.

Пунктом 3 частини 1 статті 1 Закону 2464 визначено термін “застрахована особа” ‒ фізична особа, яка відповідно до законодавства підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню і сплачує (сплачувала) та/або за яку сплачується чи сплачувався ЄСВ.

Тобто, відомості про страховий стаж формуються та відображаються (довідка ОК-5) згідно з інформацією, яка подається страхувальниками у звітних відомостях про нараховану заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, та інформацією про сплату страхових внесків. Зазначена інформація надходить до Пенсійного фонду України від Державної податкової служби в порядку міжвідомчого обміну.

Весь трудовий стаж, набутий до 01.01.2004, враховується до стажу на умовах раніше діючого законодавства і підтверджується трудовою книжкою або іншими документами (довідки, диплом, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини тощо).

Окрім звітних відомостей про нараховану заробітну плату, страхувальники зобов’язані подавати в оперативному режимі відомості про початок роботи працівника, а також відомості про переведення, звільнення та інші зміни у трудових відносинах.

Починаючи з 2021 року, розпочався перехід ведення обліку трудової діяльності працівників із паперової форми в електронну.

Формування електронної трудової книжки здійснюється не тільки із звітності страхувальників, але і шляхом внесення даних зі паперових документів (паперової трудової книжки тощо).

Відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному Фонду України через вебпортал електронних послуг (далі ‒ вебпортал) у вигляді копій паперових документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладанням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Для користувачів вебпорталу в особистому кабінеті надано можливість перегляду електронної трудової книжки:

• перша вкладка “Записи трудової книжки (за СПОВ)” містить інформацію про записи трудової книжки за СПОВ та відображає трудові відносини, як найманого працівника за основним місцем роботи, за даними персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України;
• друга вкладка “Відцифрована ЕТК” містить інформацію за результатами опрацювання скан-копій трудової книжки фахівцями Пенсійного фонду України;
• третя вкладка “Скан-копії трудової книжки” надає можливість завантажити скан-копії документів, які надавалися для оцифрування.

Скан-копії трудової книжки відображаються в кабінеті застрахованої особи незалежно від того, ким їх було подано, а саме у вкладці “Мої звернення”.

Тобто, реєстр застрахованих осіб ‒ це банк відомостей, що об’єднує інформацію про весь набутий особою стаж, включаючи період до 01.01.2004.

Страхувальнику, для подання відомостей про найманого працівника через вебпортал, потрібно: увійти до кабінету страхувальника за допомогою КЕП, у розділі “Комунікації з ПФУ” обрати пункт “Відомості про трудові відносини працівника”, заповнити необхідні дані, долучити до звернення кольорову скан-копію трудової книжки або іншого документа (формат файлу *.jpg або *.pdf), підписати та відправити до ПФУ.

Для подання відомостей про трудові відносини через особистий кабінет застрахованої особи потрібно: здійснити вхід на вебпортал за допомогою КЕП, в розділі “Комунікації з ПФУ” обрати пункт “Відомості про трудові відносини”, натиснути “Додати файл” та завантажити заздалегідь підготовлені скановані копії трудової книжки або інших документів. Поставити позначку, що підтверджує згоду на обробку персональних даних, підписати звернення КЕП та відправити до ПФУ.