Роботодавець може видати працівникові трудову книжку:

• У разі звільнення (стаття 47 Кодексу законів про працю України);
• Після завершення включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (пункт 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»);
• Під час дії воєнного стану (стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Видача трудової книжки працівникові здійснюється під підпис.