Оригінали виданих та підписах керівником організації наказів формують у справи в межах календарного року за встановленими Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. В організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:

• Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
• Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами.

Кожен журнал зберігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами.

Наприкінці року у кожному журналі слід зробити підсумковий запис, вказавши кількість зареєстрованих документів, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх слід зазначити із короткими поясненнями, наприклад «Наказ № 101 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»).

Якщо у журналі залишиться достатньо місця для реєстрації наказів у наступному році, продовжувати реєстрацію у тому ж журналі правилами діловодства не заборонено. При цьому важливо пам’ятати, що нумерація наказів у новому році слід починати з № 1.

Таким чином, щорічно нумерацію у журналах реєстрації наказів слід поновлювати – вона не повинна «продовжуватись» у наступному році.

Наприклад, якщо останній наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання зареєстрований у 2023 році за № 368/К-тр, то перший наказ у цьому Журналі у 2024 році має бути зареєстрований під № 1, з відповідним індексом.

Анна Мілієнко-Самсонова, головний редактор електронної системи "ОК. Кадровик"