Усі суб'єкти господарювання повинні оформлювати процеси, пов'язані з трудовими відносинами, відповідно до норм та правил чинного законодавства, розповідає Катерина Ільницька, експертка з кадрової справи, smartfin.ua. Зокрема, коли у фізичної особи-підприємця з'являються наймані працівники, ФОП набуває статусу роботодавця, а отже підпадає під регламент трудового законодавства, яким визначено, що прийняття, звільнення, переведення/переміщення працівників, відпустки або відрядження потребують фіксації дій на папері.

НАКАЗ ЧИ РОЗПОРЯДЖЕННЯ?

Обидва документи належать до однієї групи - розпорядчої документації, спрямованої фіксувати рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру, проте мають відмінності за змістом та метою.

Наказ – правовий акт, виданий керівником підприємства, з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед підприємством. В контексті кадрових питань, наказ використовується для прийняття працівників, звільнення, переведення, надання відпустки, призначення додаткових винагород. Це офіційний документ, який є обов'язковим для виконання.

Розпорядження – правовий акт, що видається керівником підприємства здебільшого з оперативних питань повсякденної виробничо-господарської та адміністративної роботи. Іншими словами - це документ, який містить вказівки та рекомендації з певного питання. Використовується він для надання консультацій, рекомендацій чи зобов'язань.

ТИПОВА ЧИ ДОВІЛЬНА ФОРМА: яку обрати для оформлення наказів з кадрових питань?

Це питання залишається на розсуд роботодавця. Кадровий наказ можна оформлювати, використовуючи відповідну типову форму, або видавати у довільній формі. Обидва варіанти є коректними, головна умова - обов'язкове дотримання стандартів оформлення документів згідно з ДСТУ.

Наказом Держкомстату від 05.12.2008 затверджено наступні типові форми кадрових розпорядчих документів:

• форма П-1 Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу,
• форма П-3 Наказ (розпорядження) про надання відпустки,
• форма П-4 Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)

У разі оформлення роботодавцем наказів в довільній формі, особливу увагу потрібно зосередити на відповідності документа вимогам, визначеним п. 4.4 ДСТУ 4163:2020, що діє з 01.09.2021 року. Про них ми розповідали тут.

ВИДИ НАКАЗІВ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ: базові тези

Накази з кадрових питань створюються з метою оформлення управлінських рішень роботодавця стосовно трудової діяльності працівника.

Накази з кадрових питань поділяють на групи відповідно до строків зберігання:

• Накази тривалого зберігання (75 років);
• Накази тимчасового зберігання (5 років).

Види кадрових наказів відповідно до строків їх зберігання:

• Реєструють в окремих журналах, починаючи з № 1 в межах календарного року.
• Формують в окремі справи відповідно до вимог Правил № 1000/5.
• Використовують літерні індекси для доповнення реєстраційних номерів з метою розділення груп наказів та коректного формування їх у справи.

ОСНОВНЕ ПРО ЖУРНАЛИ РЕЄСТРАЦІЇ:

• Кожна група наказів з кадрових питань реєструється у відповідному журналі реєстрації наказів.
• Кількість журналів реєстрації повинна відповідати кількості справ з кадровими наказами, затверджених номенклатурою справ підприємства (наприклад: журнал реєстрації наказів з кадрових питань, журнал реєстрації наказів про надання щорічних відпусток, журнал реєстрації наказів про відрядження в межах України тощо).
• Журнал реєстрації наказів повинен бути оформлений належним чином: прошитий та пронумерований згідно з вимогами.
• Журнали реєстрації можна вести в електронному вигляді, проте в кінці року їх необхідно надрукувати, зшити, оформити першу титульну сторінку та зробити підсумковий запис.
• Вимога вести журнали реєстрації поширюється і на фізичних осіб-підприємців.

Доречно зазначити:

Фізична особа-підприємець не укладає з собою трудовий договір, отже немає певної посади в організаційній структурі підприємства. Відповідно і накази ФОП підписує як «Фізична особа-підприємець – підпис, Ім'я ПРІЗВИЩЕ».

Печатки підприємства не ставляться на оригінал наказу з кадрових питань. Печаткою завіряється тільки копія наказу, оформлена належним чином (із зазначенням грифу «згідно з оригіналом», посадою, підписом та прізвищем того, хто завіряє наказ).