Згідно статті 10 Закону «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР, статті 79 КЗпП черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Відповідно до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15 березня 2022 року № 2136-IX ( далі Закон № 2136) у період дії воєнного стану не застосовуються норми частини сьомої статті 79 КЗпП, частини ж 4 і 5  статті 79 КЗпП, шо стосуються затвердження графіку відпусток, є діючими. Водночас згідно статті 7 Закону № 2136 у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Таким чином, якщо роботодавцем провадиться діяльність у районах активних бойових дій, питання складання графіків або встановлення іншого порядку черговості надання відпусток вирішується роботодавцем самостійно.

Також відповідно до частини другої статті 7 Закону № 2136  у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.