Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний у встановлений термін здійснити остаточний розрахунок, залежно від результатів якого він або повертає надміру видані кошти, або, навпаки, працівнику компенсуються понесені ним витрати понад виданий аванс.

Остаточний розрахунок із працівником проводиться на підставі звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.

До звіту додаються оригінали підтвердних документів про використання коштів за призначенням (п. 20 Положення № 148).

Для підтвердження додаткових витрат, які індивідуально встановлюються на окремих підприємствах, можуть використовуватися інші документи. Наприклад, якщо за погодженням з керівництвом відряджений працівник відвідував неформальні заходи (вечеряв у ресторані з потенційними контрагентами) та частково їх фінансував (заплатив за себе), то копія загального рахунку може братися до уваги роботодавцем при вирішенні питання про відшкодування працівнику таких невиробничих витрат.