Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ у разі, якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент, розповідає Олена Жураківська, Дебет-Кредит

Тобто працівник має вам надати виписку зі свого карткового рахунку. Саме ця виписка буде основним документом, на підставі якого ви відображатимете витрати в бухобліку.

У даному випадку йдеться про картку, яка призначена для проведення розрахунків у гривнях, або одержання готівкових коштів в інвалюті, або проведення безготівкових розрахунків в інвалюті за кордоном. У такому разі списання з картки здійснюється в гривнях за комерційним курсом купівлі банком-емітентом іноземної валюти.

Таким чином, підприємству не потрібно здійснювати перерахунок іноземної валюти в гривні. Адже у виписці ви вже бачитиме суму його витрат у гривнях, включаючи і суму банківської комісії.