Фізичним особам – підприємцям при здійсненні видачі готівки на відрядження або під звіт рекомендовано оформляти первинні документи, дотримуючись вимог частини другої ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) встановлено нормами п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI (далі – ПКУ) та пп. 19, 20 розд. ІІ Положення № 148.

Звіт складається та подається за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» у строки, визначені п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

Звіт подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат (п. 17 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 із змінами та доповненнями).