Посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізькій області пояснили, що зазвичай про факт відсутності працівника на роботі роботодавцю повідомляє інший працівник або безпосередній керівник, подавши складену в довільній формі доповідну записку. У ній має бути вказано, що працівник відсутній не лише на робочому місці, а й на підприємстві. Відсутність працівника на роботі може бути зафіксована відповідним актом, підписаним комісією, що складається не менше ніж із 3 осіб. Як доповідну записку, так і акт необхідно оформити безпосередньо в день нез’явлення працівника на роботі. В таких документах слід обов’язково вказати не тільки дату, а й конкретний час відсутності працівника.