Оскільки, серед 32 реквізитів, що регламентує п. 4 ДСТУ 4163:2020, є сім обов'язкових, що надають документу юридичної сили, відповідає Щербина Світлана, Дебет-Кредит, а саме:

• найменування юридичної особи;
• назва виду документа;
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Раніше нормативного переліку документів, реєстраційні індекси яких мали містити літерні індекси, не було.

Тож, враховуючи зазначене розуміємо, що реєстраційний індекс документа є обов’язковим реквізитом.

Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Тож порядок формування реєстраційних індексів підприємство визначає на власний розсуд. Головне, щоб кожний документ мав унікальний індекс.

Таким чином, документи можуть бути складені в довільній формі, але в них мають бути зазначені реквізити документів. Є встановлені обов'язкові і необов'язкові реквізити. Щодо реєстраційного індексу, то він має бути унікальним.

Щодо відповідальності

У п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5 зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати Національному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2020».

Щодо відповідальності, то в законодавстві відповідальності за порушення його норм прямо не прописана.

Тож на нашу думку, роботодавець не несе відповідальності за недотримання ДСТУ 4163-2020, якщо при цьому не порушені трудові права працівника та норми законодавства про працю. ДСТУ не належить до законодавства про працю та не визначає трудові права працівників.

Проблеми виникають з документами, які складені не за ДСТУ, переважно тоді, коли справа доходить до суду.