Службовий документ, одержаний або створений підприємством (у тому числі для внутрішнього користування), вважається внесеним до документаційного фонду з моменту реєстрації.

Реєстрація документа — це фіксування факту створення, відправлення або одержання документа шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу та внесення до облікових форм стислих відомостей про службовий документ.

Реєстрацію документів здійснюють з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в документах інформації.

Під час реєстрації документів в установі необхідно дотримуватися таких вимог:

• документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
• документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);
• документи реєструються лише один раз (вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані - у день підписання або затвердження);
• у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;
• документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів;

окремо реєструються:

• акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;
• розпорядчі документи з основних питань діяльності установи;
• розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
• розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
• рішення колегіальних органів;
• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
• бухгалтерські документи;
• заявки на матеріально-технічне постачання;
• службові листи;
• звернення громадян;
• запити на інформацію;
• факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку); 
• документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі.

Реєстрацію документів проводить централізовано служба діловодства.

Структурні підрозділи установи реєструють створені ними доповідні та службові записки.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

Внутрішні розпорядчі документи реєструються відповідно до їх видів і строків зберігання.

Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 123/01-12, де 123 — порядковий номер,  01-12 — індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у зворотній послідовності — індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-10/457, де 02-10 — індекс справи за номенклатурою, 457 — порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу додається відмітка, яка складається з літер.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 51/82 - для спільних розпорядчих документів або 03-11/750/02-04/248 - для спільних листів.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких  індексів розробляється установою.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.