У підприємств, які мають філії в інших регіонах або в інших населених пунктах, доволі часто виникають питання щодо документального оформлення таких відряджень. Разом з ЛІГА:ЗАКОН розгляньмо найпоширеніші з них

Чи можна назвати відрядженням поїздку з філії до головного підприємства?

Службове відрядження — поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи й організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Таке визначення «відрядження» містить п. 1 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція про відрядження).

У випадках, коли філії, дільниці й інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи слід вважати той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом) (п. 2 р. І Інструкції про відрядження).

Оскільки Інструкція не поширюється на госпрозрахункові підприємства, їм це визначення варто прописати у власному Положенні про відрядження, затвердженому керівником підприємства. Проте необхідно ще додати, поїздки на яку відстань (40, 50, 80 чи 100 км) вважаються відрядженням, якщо це одноденна поїздка. Податківці радять використовувати Інструкцію про відрядження як довідковий (допоміжний) документ під час затвердження госпрозрахунковими підприємствами власних положень про відрядження (лист ДПАУ від 07.09.2011 р. № 10077/5/15-1216).

Отже, в описаному випадку неабияк важливо правильно визначити місце постійної роботи працівника. Якщо постійне місце роботи працівника знаходиться за місцезнаходженням філії, то поїздку на головне підприємство у службових справах слід вважати відрядженням.

Як правильно оформити відрядження з філії до головного підприємства?

Мінфін вважає: якщо працівник відокремленого структурного підрозділу (філії), для якого з трудовим договором (контрактом) це місце постійної роботи, їде до іншого підприємства (або до іншого структурного підрозділу свого підприємства), розташоване в іншому населеному пункті, з метою виконання службового доручення, така поїздка може бути оформлена як службове відрядження (лист Мінфіну від 22.03.2013 р. № 31-07230-16-27/9358). Такої самої позиції дотримується Держпраці.

Хто видає наказ про направлення у відрядження з місця постійної роботи працівника?

Звісно, той, хто вповноважений видавати накази про направлення у відрядження. Тобто це може бути керівник головного підприємства чи директор філіалу (якщо йому надані такі повноваження).

Однак треба належним чином оформити направлення працівника філії в таке відрядження, а саме:

• видати наказ про направлення у відрядження, зазначивши місце і пункт відрядження, а також обґрунтувавши причину направлення у відрядження;
• виплатити аванс на відрядження, до якого входять суми добових за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати з наймання жилого приміщення в порядку та розмірах, установлених положенням про відрядження (чи розпорядчим актом керівника).

Отже, якщо керівник філії має повноваження направляти працівників у відрядження та здійснювати розрахунки з працівниками, то саме він має оформити наказ про направлення у відрядження та забезпечити працівника авансом на відрядження.

Світлана ЛІСТРОВА, бухгалтер-експерт