Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Законодавство не міститься заборон направляти працівника у відрядження, який працює дистанційно.

Таким чином, щоб направити дистанційного працівника у відрядження, перш за все, необхідно подбати про те, щоб між сторонами, що відряджає та що приймає, були оформлені документи, що підтверджують взаємозв’язок відрядження з господарською діяльністю, зазначає Біленька Марія, консультантка з бухгалтерського обліку, відділ аутсорсингу KPMG в Україні, для БУХГАЛТЕР.UA

Далі необхідно підготувати наказ про відрядження, в якому зазначити працівника, що відправляється у відрядження, мету відрядження, яка має обов’язково співпадати з господарською діяльністю роботодавця, зазначити термін відрядження та населений пункт відрядження, прописати маршрут та зазначити розмір добових та розмір авансу на відрядження (визначається на основі планових витрат на відрядження). Для того, щоб ознайомити працівника з наказом, можна скористатися послугами пошти, що забирає певний час, або подбати, щоб у дистанційних працівників були сертифіковані електронні цифрові підписи.  Тоді документи на відрядження формуються та зберігаються з дотриманням вимог Законів України «Про електроні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги». 

Після підписання наказу про відрядження, але до початку відрядження дистанційному працівнику виплачується аванс. Оплата добових за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством, а також збереження за працівником посади та оплати праці не нижче середнього заробітку є гарантією працівнику, що прописана в ст. 121 КЗпП.

Під час відрядження працівник збирає та зберігає документи, що підтверджують його перебування у відрядженні та понесені витрати.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства.

Отже, для відрядження дистанційного працівника діють такі ж правила, що й для звичайного працівника, а новації, які вступили в силу з 1 квітня 2023 року, уможливлюють подання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, в електронній формі та значно спрощують процес звітування для цього виду працівників.