Законодавством про працю не передбачені механізм, форма повідомлення про зміну істотних умов праці та форма погодження працівника чи його відмови продовжувати роботу в нових умовах. Тому працівники можуть певним чином проявити незгоду чи небажання підписувати повідомлення. Ці дії не впливають на їх обов’язок вирішити для себе: працювати в нових умовах чи ні. Водночас у разі виникнення трудових спорів роботодавець повинен мати докази, що працівника було повідомлено вчасно, а також докази, що працівник відмовивсь від продовження роботи в нових умовах.

Доказами можуть бути:

1) письмове повідомлення працівника про заплановані зміни з підписом останнього про ознайомлення, а також письмова заява працівника, що він відмовляється продовжувати роботу у зв’язку із зміною істотних умов праці або, навпаки, згоден продовжувати роботу в нових умовах;

2) відповідний акт довільної форми у випадку відмови працівника підписати (засвідчити) факт повідомлення. Зазначений акт може містити:

2.1) опис дії, яка здійснювалась (попередження відповідного працівника);

2.2) причини складення акта (відмова працівника підписати розписку щодо попередження про майбутні зміни істотних умов праці);

2.3) формальні реквізити, а також підписи тих, хто склав акт.

Стосовно працівників, які перебувають у відпустці чи у відрядженні і які не мають змоги з’явитися на робоче місце для ознайомлення із повідомленням про зміну істотних умов, пропонуємо направити рекомендовані листи із повідомленнями про вручення.