Одна з найгарячіших новин вересня — набуття чинності новим стандартом щодо оформлення документів: ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020). На головні питання пов’язані з новим ДСТУ 4163:2020 відповідає Казанова Марина, податковий експерт, CAP, повідомляє buhgalter911.com

Чи обов’язковий ДСТУ 4163:2020?

У Законі України "Про стандартизацію" від 05.06.2014 р. № 1315-VII (ч. 2 ст. 23) зазначено, що

ДСТУ 4163:2003 був обов’язковим. На обов’язковість його застосування, зокрема, вказували Правила діловодства № 1000/5 (затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5), які обов’язкові для застосування усіма юридичними особами. Тому, за логікою, і стандарт, який прийшов йому на зміну, — ДСТУ 4163:2020 — теж є обов’язковим. Хоча, звичайно ж, поки не будуть внесені зміни до нормативно-правових актів, у ті ж Правила № 1000/5 і не буде прописано пряму згадку про новий стандарт ДСТУ 4163:2020, обов’язковість його застосування не така очевидна.

Як бути з типовими формами документів?

Якщо використовуєте типові форми документів, то поки не будуть внесені зміни в ці форми документів, на наш погляд, слід оформляти реквізит «підпис» в тому форматі, який зазначений у типовій формі (тобто з ініціалами).

А якщо використати самостійно розроблені форми типових документів? Взагалі й самостійно розроблені форми типових документів повинні містити всі реквізити типової форми. Але якщо затвердите свою форму типового документа з форматом підпису згідно з ДСТУ 4163:2020 — цей варіант оформлення теж буде правильним.

Яка відповідальність за недотримання ДСТУ?

Якщо ви, наприклад, подаватимете позов до суду, засвідчивши копії документів не відповідно до вимог ДСТУ, то позов можуть не прийняти. А ось юридична сила документа, тільки з тієї причини, що, наприклад, такий реквізит, як «підпис», буде оформлений у «старому» форматі (із зазначенням ініціалів), ставиться під сумнів не може.