Ми вже зазначали, що з 1 вересня набрав чинності Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», у зв’язку з чим змінилися вимоги щодо написання деяких реквізитів.

Щодо оформлення кадрових документів

1. Місце складення документа

Місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа».

Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014 [13].

Приклади

	м. Київ
	смт Гостомель Київської області
	с-ще Степове Фастівського району Київської області
	с. Березівка Макарівського району Київської області

У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.

2. Заголовок документу

Заголовок до тексту документа має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».

Приклади

1	Наказ (про що?) про надання відпустки
2	Лист (про що?) про організацію конференції
3	Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії
4	Посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста

3. Підпис

Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Приклади

	Генеральний директор ДП «УкрНДНЦ»	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
	Генеральний директор	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї юридичної особи, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб.

Приклад

Директор	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Головний бухгалтер	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їхні підписи розміщують на одному рівні.

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар.

Приклад

Голова комісії	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Приклад

Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення, на підставі розпорядчого документа.

Приклад

В. о. директора

Особистий підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Звертаємо увагу! В реквізиті «Підпис» тепер повинні зазначати власне ім’я та великими літерами прізвище

4. Відмітка про ознайомлення

Відмітка про ознайомлення з документом свідчить про факт ознайомлення працівника(-ів) зі змістом управлінської(-их) дії(-й) стосовно нього (них) та складається з таких елементів: слів «З документом ознайомлений(-а, -і):» (без лапок), особистого(-их) підпису(-ів), власного(-их) імені(імен), дати, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.

У відмітці про ознайомлення з документом, замість слова «документ», може бути зазначено його конкретний вид (наказ, розпорядження, акт, посадова інструкція тощо).

Приклади

	З наказом ознайомлений: Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ Дата
	З посадовою інструкцією ознайомлена: Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ Дата

Відмітку про ознайомлення з документом розміщують нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).

Детально про вимоги до бланків документів та оформлення документів можна прочитати тут.

Звертаємо увагу, що Держстат, поки що, не вносив змін до типових форм первинної облікової документації, які затверджені наказом Держстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489, а саме:

N П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу".

N П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки".

N П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)".

Це означає, що можна і далі використовувати затверджені типові форми наказів, законодавством це не заборонено. Але за бажанням, роботодавець може внести зміни до Правил організації діловодства та адаптувати типові форми відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020.

Анна Мілієнко-Самсонова, головний редактор електронної системи "Онлайн-консультант. Кадровик"