Відрядження — тема завжди актуальна, адже вона стосується широкого кола бухгалтерсько-бізнесової аудиторії. А зважаючи на те що під час відрядження може виникати чимало нетипових ситуацій (спізнився на літак, згубив квиток, скористався таксі замість трамваю тощо), потрібно чітко знати про бухгалтерсько-податкові наслідки таких ситуацій.

Тому в цьому матеріалі ми намагатимемося згрупувати найпоширеніші запитання про відрядження по Україні й надати стислі та водночас зручні й аргументовані відповіді на них.

Витрати на таксі під час відрядження

То чи може відряджений працівник, перебуваючи у відрядженні, пересуватися за допомогою таксі, чи не вважатиметься така «розкіш» додатковим благом для працівника?

Тривалий період щодо цього не було однозначної позиції контролерів. Окремі листи податківців свідчили про те, що контролери погоджувалися з використанням таксі без податкових наслідків для працівника, якщо відрядження закордонне. Якщо ж ішлося про відрядження по Україні, контролери воліли вважати компенсацію вартості таксі працівнику додатковим благом.

Ми вважаємо, не має значення, чи відрядження в межах України, чи за кордон. Умови звільнення від оподаткування витрат, понесених у відрядженні (як по Україні, так і за кордон), прописані в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, де немає заборони користуватися таксі.

Однак для відшкодування послуг із використання таксі (без оподаткування) потрібно мати розрахунковий документ (касовий чек) і підтвердження зв’язку відрядження з госпдіяльністю підприємства.

Забезпечити видачу касових чеків під час поїздок на таксі має електронний таксометр.

Електронний таксометр — реєстратор розрахункових операцій, який додатково забезпечує попереднє програмування тарифів за проїзд та облік вартості наданих послуг із перевезень пасажирів (абз. 12 ст. 2 Закону про РРО).

Нині позиція контролерів не суперечить нашій. Зокрема, у категорії 103.17  розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.tax.gov.ua) розміщено два актуальних роз’яснення, а саме:

«Чи вважаються додатковим благом найманого працівника витрати на таксі, які були понесені ним під час відрядження в межах території України або за її межами та відшкодовані ЮО, яка повністю або частково фінансується за рахунок бюджетних коштів?», згідно з яким:

«У разі якщо з дозволу керівника юридичної особи, яка повністю або частково фінансується за рахунок бюджетних коштів, працівнику відшкодовуються витрати за користування ним таксі під час відрядження в межах території України, то сума таких витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника як додаткове благо та оподатковується податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах.

Разом з тим, якщо зазначені витрати на таксі були понесені працівником під час відрядження за кордон, то суми відшкодованих витрат на проїзд не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, за умови надання таким працівником підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат та виконання усіх інших вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України»;

«Чи вважаються додатковим благом найманого працівника витрати на таксі, які були понесені ним під час відрядження в межах території України або за її межами та відшкодовані ЮО, яка не фінансується за рахунок бюджетних коштів?», згідно з яким:

«У разі якщо юридична особа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат за користування таксі під час відрядження як в межах території України так і за кордоном не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, за умови виконання вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України».

Відряджена особа загубила квиток

Фактично в такому випадку відсутній розрахунковий документ, який підтверджує понесені витрати. Чи можна компенсувати вартість квитка працівнику? Які податкові наслідки?

За правилами пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, витрати на проїзд — як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження — відшкодовані роботодавцем працівнику, не входять до оподатковуваного доходу лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків за наявності посадкового талона й документа про сплату за всіма видами транспорту.

Принагідно зауважимо: відновити розрахунковий документ, на жаль, не вдасться. Це підтверджується, зокрема, роз’ясненням контролерів з категорії 109.10 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua), згідно з яким створення в паперовій та/або електронній формі реєстратором розрахункових операцій (далі — РРО) та/або програмним РРО (далі — ПРРО) дубліката фіскального касового чека, у разі його втрати, функціями РРО та/або ПРРО та нормами чинного законодавства не передбачено, оскільки в разі створення Z-звіту відбувається обнулення регістрів денних підсумків оперативної пам’яті та даний звіт містить підсумки розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги) за кожним зазначеним кодом окремо з моменту програмування товару (послуги) із зазначенням його найменування, реалізованої кількості, літерного позначення ставки податку на додану вартість і загальний підсумок розрахункових операцій за реалізовані товари (надані послуги).

Водночас якщо в працівника немає квитка, то витрати на проїзд йому можуть компенсувати на підставі його заяви з поясненнями ― за рішенням керівника. Однак така компенсація для працівника вже вважатиметься додатковим благом, яке обкладається ПДФО за ставкою 18% та військовим збором — за ставкою 1,5%.

Квиток заповнений вручну

Це питання часто виникає, якщо відряджена особа користується послугами приватного перевізника (міжміська маршрутка, автобус). Саме в такому випадку трапляється, що водій видає пасажиру квиток із заповненими власноруч полями з вартістю проїзду та датою поїздки. Іноді на практиці буває й так, що водій узагалі не заповнює квиток, а видає пасажиру пустий бланк квитка з печаткою.

Продаж квитків може здійснюватися водієм автобуса за відсутності в населеному пункті автостанції чи агентства з продажу квитків, а також після закриття квитково-касової відомості на автостанції.

Тож постає запитання: чи вважати такий квиток розрахунковим документом?

Для відповіді на запитання звернімося до вимог ст. 2 Закону про РРО, яка допускає заповнення вручну розрахункових документів.

Розрахунковий документ — документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, видатковий чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, операцій із видачі готівкових коштів держателям електронних платіжних засобів, отримання (повернення) коштів, торгівлю валютними цінностями в готівковій формі, створений в паперовій та/або електронній формі (електронний розрахунковий документ) у випадках, передбачених цим Законом, зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або програмним реєстратором розрахункових операцій, чи заповнений вручну (абз. 19 ст. 2 Закону про РРО).

До того ж форми бланків квитків на міжміські та приміські маршрути можуть мати пусті поля, що означає можливість їх заповнення як друкарським способом, так і вручну.

Відзначимо, що вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформація про перевізника, страховика та страхова сума вносяться у квитки друкованим способом.

Однак фахівці Міністерства наголосили: у разі якщо придбаний у водія квиток відповідає типовій формі, містить інформацію про перевізника, страховика, страхову суму, а вартість проїзду, відстань проїзду, пункти відправки та прибуття вписані у квиток вручну друкарськими літерами, це не вважатиметься порушенням вимог Наказу № 503.

Фахівці ДФС, на жаль, мають іншу точку зору щодо цього питання. У листі від 01.12.2016 р. № 26059/6/99-99-08-02-01-15 податківці наголосили: для підтвердження витрат на проїзд працівника підприємства, що перебував у відрядженні, якщо у квитку на міжміські перевезення реквізити, передбачені п. 2 Наказу № 503, уписані від руки чи не вказані, необхідно долучити також відповідну розрахункову квитанцію, видану перевізником. Однак реалізувати таку вимогу ДФС на практиці може бути доволі складно.

Відряджена особа винаймає житло у ФОП: чи буде роботодавець податковим агентом

Працівник, вирушивши в тривале відрядження до іншого міста, оселився в готелі, послуги з проживання в якому надає ФОП. Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ податкові агенти зобов’язані подавати податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску до контролюючого органу за місцем свого розташування, у якому відображають у т.ч. виплати доходу на користь ФОП.

Тож виникає запитання: чи слід у відповідному розрахунку відображати дохід, виплачений ФОП за надані послуги проживання в готелі відрядженої особи?

У цьому випадку все залежить від того, яким чином здійснюватиметься оплата за вказані послуги. Якщо відряджений працівник особисто сплачує кошти за отримані послуги від приватного підприємця, пов’язані з проживанням у готелі, то за таких обставин підприємство, котре компенсує працівникові понесені витрати, не є податковим агентом підприємця. Відповідно — відображати в додатку 4 до розрахунку "Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору" (далі — 4ДФ) 1ДФ суми компенсації не потрібно.

Однак якщо розрахунок за надані послуги здійснюється корпоративною карткою, можуть виникнути проблеми, адже при цьому незалежно від того, що картку використав працівник, — фактичним платником (за витягом) буде юрособа з усіма наслідками, що випливають, у частині відображення виплати доходу підприємцю у 4ДФ.

Актуальна позиція контролерів із цього питання викладена в роз’ясненні з категорії 103.25 розділу "Запитання – відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua), згідно з яким у відповідь на питання «Чи повинна ЮО відображати у Розрахунку виплати на користь ФОП, яка надала послуги відрядженому працівнику?» контролери висловилися досить категорично:

«Оскільки юридична особа лише компенсує витрати працівника на відрядження, то відображати в Розрахунку сплату працівником коштів за надані під час відрядження фізичною особою — підприємцем послуги, така юридична особа не зобов’язана».

Чи можна направити у відрядження ФОП (непрацівника підприємства), який надає послуги

Направляти у відрядження особу, яка виконує роботи не за трудовим договором, а за цивільно-правовим (це стосується й договору із ФОПом), не можна, оскільки така особа не є працівником підприємства.

Право на відшкодування витрат й одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями відповідно до ст. 121 КЗпП надається лише працівникам підприємства.

Якщо ж у підприємства виникла необхідність направити фізособу, з якою воно працює на умовах ЦПД, у відрядження для надання послуг в інший населений пункт, то компенсацію витрат на проїзд і проживання тощо доцільно включити в ціну (суму) винагороди за надані послуги. 

Одна відряджена особа та двомісний номер у готелі: як компенсувати

Ситуація «имеет место быть», адже одномісних номерів у готелі зазвичай не так багато, а придбати ліжко-місце там не завжди вдається. Тож іноді доводиться обирати: або замовляти двомісний номер, або ночувати на дворі. То ж що стосовно такої «розкоші» кажуть податківці.

У підкатегорії 103.17 розділу "Запитання – відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua) податківці однозначно наголосили:

«Отже, у разі якщо відряджений працівник сплатив за проживання в двохмісному номері готелю за двох, то відшкодування йому витрат з віднесенням їх до складу витрат підприємства здійснюється з розрахунку вартості проживання тільки однієї особи. Якщо підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двомісного номеру, то вартість другого місця в даному номері буде вважатися додатковим благом відповідно до п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ, та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку».

Як аргумент фахівці ДФС використали норму все тієї ж Інструкції № 59, у п. 5 р. ІІ якої зазначено, що підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі.

Як визначити, одномісний номер чи двомісний? Зазвичай цю інформацію вказують у рахунку на оплату готельних послуг. Тож якщо в рахунку прямо вказано, що номер двомісний і роботодавець компенсує повну вартість проживання, можуть виникнути проблеми з оподаткуванням вартості другого як додаткового блага. Якщо ж у рахунку вказана лише загальна вартість проживання в номері, проблем бути не повинно.

Редакція газети «Інтерактивна бухгалтерія»