Чи можна вести особові справи працівників лише в електронному вигляді? Які документи можна оформляти в електронному варіанті?

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін'юсту № 1886/5.

Також, Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів в Україні встановлює Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV. 

За п. 5 Порядку № 1886/5, якщо підприємство планує вводити електронний документообіг, потрібно в такому випадку розробити власну Інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок електронного документообігу на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства,  зокрема, Порядку № 1886/5. 

Як зазначається в ч. І розділу ІІІ Інструкції № 1886/5, Порядок організації електронного документообігу визначається  інструкцією з діловодства установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у сфері діловодства, а також технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

В установах номенклатурою справ передбачається конкретний комплекс документів, що за правовим статусом установи, компетенцією посадової особи можуть створюватись як оригінали у формі електронних документів відповідно до законодавства.

Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється електронними засобами документування інформації з урахуванням вимогНаціонального стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держкомітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 р. № 55.

Щодо особових справ працівників та кадрової документації

Тут слід звернути увагу на п. 4 розділу І Інструкції № 1886/5, установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній.

Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Відповідно до статей 493-в, 495, 499 Переліку № 578/5, особові справи та особові картки мають зберігатися в архіві організації протягом 75 років після звільнення працівників, а отже, — належать до документів тривалого строку зберігання, на які поширюється вимога п. 4 розділу 1 Порядку № 1886/5. 

Отже,  особові справи та інша кадрова документація, строк зберігання якої понад 10 років, слід зберігати у двох формах — паперовій та електронній — у випадку переходу організації на електронний документообіг.

Галина Казначей