На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу (п. 2.2 Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників).

До трудової книжки вносяться:

• відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;
• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
• відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Якщо особа працевлаштовується вперше, трудова книжка оформлюється через унесення відомостей про неї на першій сторінці (титульному аркуші).

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки працівника, який у перше стає до роботи, зазначаються такі основні відомості:

• прізвище, ім’я та по батькові, які можуть записуватися на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Такі відомості зазначаються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
• дата народження, що записується на підставі паспорта або свідоцтва про народження;
• дата заповнення трудової книжки.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність унесених відомостей.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок та ставиться вiдбиток печатки пiдприємства, установи, органiзацiї (або печатка кадрової служби), де вперше заповнювалася трудова книжка працiвника.

З кожним записом, що заносяться до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки.

З 10 червня 2021 року обов’язок щодо зберігання трудових книжок покладається на працівника, а роботодавець повинен забезпечити внесення записів до трудової книжки на вимогу працівника.

Отже, при першому працевлаштуванні роботодавець, на вимогу працівника, зобов’язаний оформити трудову книжку, внести запис про прийняття до трудової книжки, не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу, після чого трудова книжка повертатиметься працівнику.