Для звільнення за власним бажанням працівник не повинен отримувати від роботодавця дозвіл на звільнення. Але працівник має забезпечити можливість довести, що його письмове волевиявлення було доведене до відома роботодавця.

Працівникові необхідно мати документи, які підтверджують факт подання заяви та її отримання роботодавцем. Спосіб подання законодавством не обмежений — заяву можна подати особисто або надіслати поштою чи іншим належним способом.

1. Подати заяву особисто

Найбезпечніший варіант — підготувати два примірники заяви. Один передати роботодавцю або уповноваженому працівнику, а на другому попросити поставити:

• дату отримання;
• вхідний номер;
• підпис або іншу відмітку про прийняття.

Цей примірник працівник залишає у себе.

Якщо документи реєструються через систему електронного документообігу, варто зберегти підтвердження реєстрації.

2. Надіслати заяву поштою

Якщо особисто подати заяву неможливо або її відмовляються прийняти, можна скористатися поштовим відправленням. При цьому бажано мати докази:

• документа, який підтверджує відправлення;
• опису вкладення — щоб було зрозуміло, що саме містилося у відправленні;
• трек-номера;
• інформації про вручення або інший документ, що підтверджує отримання кореспонденції роботодавцем.

І тут є нюанс.

Квитанція про відправлення та опис вкладення підтверджують факт відправлення, але самі по собі не доводять, що роботодавець отримав заяву.

Верховний Суд у постанові від 16 листопада 2022 року у справі № 465/4294/18 звернув увагу саме на це: квитанція про оплату поштових послуг та опис вкладення підтверджують її відправлення, а не отримання чи вручення.

Тому факт відправлення не є тотожним факту отримання роботодавцем.

3. Електронне подання заяви

Якщо у роботодавця використовується офіційна система електронного документообігу або інший передбачений канал електронної комунікації, важливо зберігати підтвердження відправлення та отримання документа.

Сам по собі скриншот відправленого повідомлення не завжди є достатнім доказом. У разі спору оцінюється сукупність доказів.

Отже, головне правило просте: зберігайте у себе копію заяви та докази того, що роботодавець її отримав.