Яке робоче середовище допомагає командам працювати максимально ефективно? Уже не одне десятиліття організації шукають відповідь на це питання. У пошуках найкращого рішення вони постійно змінюють підходи до організації робочого простору: від окремих кабінетів і офісних перегородок до відкритих просторів, а останніми роками — і гібридних форматів роботи.

Попри всі ці експерименти, досі існує небагато доказів того, які саме особливості робочого середовища справді сприяють формуванню високоефективних команд, розповідає budni.robota.ua

Найцінніша офісна перевага – можливість працювати в тиші

Щоб краще зрозуміти, що відрізняє найуспішніші команди від пересічних, було проведено опитування понад 6 000 працівників інтелектуальної праці з різних галузей і виокремлено невелику групу команд, які демонстрували винятково високі результати. Дослідники проаналізували різні чинники, що могли пояснити їхній успіх, зокрема підходи до лідерства, командні звички, формати роботи та особливості робочого середовища.

Учасники дослідження зазначали, які з понад 20 офісних переваг доступні на їхньому робочому місці: від просторів для спільної роботи й окремих переговорних кімнат до спортивних залів, столів для настільного тенісу, безкоштовної кави та харчування.

Теоретично будь-яка з цих переваг могла б позитивно впливати на ефективність команди, допомагаючи згуртувати колектив, покращити самопочуття працівників або просто створити комфортніші умови для роботи.

Проте результати дослідження виявилися несподіваними.

Лише одна особливість стабільно відрізняла високоефективні команди від інших: наявність тихого місця для зосередженої роботи. Учасники найуспішніших команд на 52% частіше повідомляли, що мають доступ до простору, де можуть працювати без відволікань і повністю зосередитися на виконанні завдань.

Чому тиша важлива для командної роботи?

Відповідь полягає в тому, що ефективна співпраця потребує не лише постійної взаємодії. Командам важливо мати можливість обговорювати ідеї, координувати свої дії та ухвалювати спільні рішення. Водночас кожному члену команди необхідний час для самостійного аналізу, пошуку рішень і якісного виконання поставлених завдань. Саме це потребує тривалої концентрації без відволікань.

Тихий робочий простір створює умови, за яких працівники можуть повністю зосередитися, щоб зробити свій найкращий внесок у спільний результат.

Віддалений, офісний чи гібридний формат: що насправді впливає на ефективність команди

Прагнення мати більше часу для зосередженої роботи – одна з головних причин популярності віддаленого формату. Особливо це стосується працівників, які в офісі не мають можливості довго працювати без відволікань. Робота з дому усуває чимало факторів, що заважають продуктивності: фоновий шум, несподівані візити колег, а також відчуття, що потрібно бути завжди «на зв’язку».

Попередні дослідження впливу віддаленої роботи на продуктивність дали неоднозначні результати. Одні демонстрували її зростання більш ніж на 20%, інші – незначне зниження. Тому в цьому дослідженні автори вирішили оцінити не індивідуальну, а командну ефективність. Вони поставили собі кілька запитань: у якому форматі частіше формуються високопродуктивні команди? Чи дає перевагу робота в офісі? Чи кращих результатів досягають віддалені команди? А можливо, найефективнішою є гібридна модель, що поєднує офісну взаємодію та гнучкість дистанційної роботи?

Висновок виявився несподіваним. Жоден із форматів сам по собі не забезпечує кращих результатів. Високоефективні команди однаково часто працювали повністю дистанційно, гібридно або в офісі.

На перший погляд це може здатися нелогічним. Проте кожен формат роботи створює власні перешкоди для глибокої концентрації. В офісі працівників відволікають розмови колег, постійні переривання та очікування, що вони завжди мають бути на зв’язку. Натомість дистанційна й гібридна робота мають інші виклики.

Дослідження показують, що працівники, які працюють у гібридному форматі, частіше користуються корпоративними месенджерами та беруть участь у відеодзвінках – навіть у ті дні, коли перебувають в офісі. У результаті вони можуть отримати найгірше з обох форматів роботи: витрачати час на дорогу до офісу, а потім проводити значну частину дня у віртуальних зустрічах і безперервно відповідати на повідомлення, майже не залишаючи часу для роботи, що потребує глибокої концентрації.

«Як» працювати важливіше, ніж «де» працювати

Дослідники з’ясували, що найефективніші команди свідомо створюють умови для глибокої зосередженої роботи незалежно від того, де працюють їхні учасники. Вони виділяють спеціальні часові блоки для концентрації, коли від працівників не очікують постійної перевірки повідомлень чи миттєвих відповідей. Також такі команди практикують дні без нарад, що дає можливість працювати без тривалих перерв і приділяти більше часу складним завданням.

Не менш важливо й те, що вони зменшують саму потребу відволікати одне одного. Для цього документують стандартні робочі процеси та використовують системи управління завданнями, які дозволяють перевірити статус проєкту без необхідності писати чи телефонувати колегам.

Головний висновок дослідження простий: замість того щоб покладатися на нескінченний потік зустрічей і повідомлень для координації роботи, найрезультативніші команди будують процеси так, щоб потрібну інформацію було легко знайти, а прогрес – легко відстежити. Тому вирішальне значення має не стільки місце роботи команди, скільки те, як саме організована її робота.

Кращий підхід до організації командної роботи

На основі отриманих результатів автори дослідження визначили три практичні кроки, які допоможуть керівникам створити кращі умови для ефективної командної роботи.

Сприймайте зосереджену роботу як невід’ємну складову ефективної співпраці

Найкращі результати командної роботи рідко є наслідком безперервної взаємодії. Командам потрібен не лише час для спільних обговорень, а й можливість кожному учаснику самостійно обдумати ідеї, знайти рішення, удосконалити пропозиції та якісно реалізувати ухвалені рішення.

Це підтверджують і дослідження мозкового штурму. Виявилося, що групи, які генерують ідеї лише під час спільного обговорення, зазвичай пропонують менше рішень, і вони менш оригінальні, ніж у випадках, коли учасники спочатку працюють над ідеями індивідуально, а вже потім обговорюють і вдосконалюють їх разом. Такий підхід називають brainwriting («брейнрайтинг»).

Брейнрайтинг демонструє важливий принцип: ефективна співпраця полягає не лише в тому, щоб зібрати людей разом. Не менш важливо створити умови, за яких кожен може спочатку самостійно обдумати завдання, а вже потім долучитися до колективної роботи.

Найуспішніші керівники розуміють, що сильна команда поєднує два елементи: індивідуальний внесок кожного та спільне вдосконалення ідей і рішень.

Експериментуйте з практиками, які захищають час для глибокої концентрації

Найефективніші команди значно частіше впроваджують спеціальні фокус-блоки та дні без нарад, коли працівники можуть працювати без очікування, що вони мають негайно відповідати на повідомлення чи брати участь у нарадах.

Такі практики ґрунтуються на простому усвідомленні: кожна зустріч і кожне повідомлення мають свою «ціну». Окреме відволікання може здатися незначним, але десятки таких перерв протягом дня розсіюють увагу й практично унеможливлюють якісну роботу над складними завданнями.

Водночас автори дослідження не радять кардинально змінювати спосіб роботи команди. Почніть із невеликих кроків. Наприклад, запровадьте один або два рази на тиждень 60-хвилинний блок для зосередженої роботи, під час якого працівники не зобов’язані відповідати на повідомлення чи брати участь у зустрічах.

Після цього обговоріть результати разом із командою. Чи вдалося працівникам просунутися у виконанні важливих завдань? Чи виникли труднощі? Використовуйте отримані висновки, щоб поступово вдосконалювати цей підхід.

Найрезультативніші команди не знаходять ідеальну модель роботи випадково. Вони постійно експериментують, аналізують результати, навчаються й адаптують свої робочі процеси.

Дайте працівникам більше свободи у виборі місця для виконання різних видів роботи

Багато компаній досі виходять із припущення, що протягом робочого дня всі завдання мають виконуватися в одному й тому самому середовищі. Проте різні типи роботи потребують різних умов. Написання текстів, аналіз складної інформації чи стратегічне планування зазвичай вимагають тривалої концентрації без відволікань. Натомість узгодження пріоритетів, збір ідей або доопрацювання рішень часто відбуваються ефективніше завдяки спільним обговоренням.

Щоб забезпечити таку гнучкість, керівникам не обов’язково повністю змінювати офісний простір. Достатньо запровадити прості рішення: виділити переговорні кімнати для тихої індивідуальної роботи у визначені години, створити зони для роботи без відволікань або відкрито заохочувати працівників обирати робоче місце залежно від завдання, яке вони виконують.

Такий підхід допомагає не лише підвищити особисту продуктивність співробітників, а й зробити командну роботу більш ефективною, адже кожен отримує можливість працювати в умовах, які найкраще відповідають характеру його завдань.

Висновок

Упродовж багатьох років компанії обговорюють питання про те, якими мають бути сучасне робоче середовище та політика повернення працівників до офісів. Проте результати цього дослідження свідчать: керівникам варто поставити собі інше запитання – чи створили ми умови, у яких люди можуть мислити максимально продуктивно?

Найефективніші лідери розуміють, що командна робота – це не просто збільшення кількості взаємодій між людьми. Насамперед це створення такого середовища, у якому кожен співробітник має змогу зробити свій найкращий інтелектуальний внесок у спільний результат.