Знищення кадрової документації внаслідок обстрілів, пожеж чи руйнувань офісів — важкий виклик для українського бізнесу. Чинне законодавство не містить єдиного, чітко прописаного алгоритму для відновлення таких архівів, пояснює Бухгалтер.ua

Під час воєнного стану роботодавці мають право самостійно організовувати кадрові процеси, але головний обов'язок залишається незмінним — забезпечення достовірного обліку трудової діяльності та витрат на оплату праці. Повна втрата паперових документів не звільняє компанію від необхідності підтвердити статус працівників, їхні посади та нараховані виплати.

Щоб захистити підприємство від штрафів Держпраці, податкових санкцій та судових спорів із персоналом, можемо рекомендувати наступний алгоритм.

Етап I. Офіційна фіксація форс-мажору та втрати документів

Не можна просто почати друкувати нові накази. Перш за все, факт знищення архіву потрібно легалізувати:

• Звернутися до екстрених служб одразу після події.

Подайте заяву до правоохоронних органів (поліції) для реєстрації кримінального провадження за фактом руйнування/обстрілу. Якщо була пожежа — обов'язково отримайте офіційний акт від ДСНС.

• Створити внутрішню комісію протягом кількох днів.

До її складу варто включити кадровика, головного бухгалтера та юриста підприємства.

• Скласти Акт про знищення за результатами роботи комісії.

Комісія має зафіксувати точний перелік втрачених особових справ, наказів, журналів обліку та розробити офіційний покроковий план їхнього поновлення.

Етап II. Відновлення базових кадрових документів:

• штатного розпису,
• правил внутрішнього трудового розпорядку,
• трудових договорів,
• наказів про прийняття на роботу,
• особових справ працівників.

Етап III. Цифрові джерела інформації — де шукати дані

Сучасна цифровізація значно полегшує завдання. Більшу частину інформації для відновлення документів можна легально отримати з державних електронних баз та реєстрів:

• Кабінет страхувальника в ПФУ: тут містяться дані про трудовий стаж працівників та їхні електронні трудові книжки.
• Податкова звітність: попередньо подані додатки Д1 та Д5 Об’єднаного звітного розрахунку допоможуть тотожно відновити дати прийняття людей на роботу, їхні посади та оклади.
• Хмарні сховища та пошта: ревізія збережених електронних копій, чернеток наказів у бухгалтерських програмах або скан-копій, які колись надсилалися працівникам чи контрагентам.

Головний висновок для ФОП та Юридичних осіб

Ця ситуація вкотре доводить: паперовий архів у сучасних реаліях є вразливим. Перехід на електронний документообіг (ЕДО) та регулярне створення цифрових резервних копій кадрових документів перетворилися з простої рекомендації на базове правило безпеки та виживання бізнесу. Наявність хмарного архіву гарантує миттєве відновлення роботи підприємства за будь-яких умов та захищає від будь-яких претензій у судах.