У трудових відносинах існує просте правило: помилка в кадрових документах може коштувати дорожче, ніж сама зарплата працівника. Саме тому стаття 265 Кодексу законів про працю України — одна з найважливіших для роботодавців, керівників установ, кадровиків і бухгалтерів.

Це норма, яка визначає фінансову відповідальність за порушення трудового законодавства: коли, за що і в якому розмірі накладаються штрафи.

Головне про статтю 265 КЗпП

Стаття 265 передбачає, що юридичні особи та ФОП, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафів за типові трудові порушення.

При цьому:

• штрафи накладаються не на працівника, а на роботодавця;
• розмір штрафів прив’язаний до мінімальної заробітної плати;
• за кожного працівника штраф може рахуватися окремо.

Воєнний стан: важлива «пільга» для роботодавця

Закон № 2136-IX встановив важливу норму:

У період дії воєнного стану, якщо роботодавець виконав припис про усунення порушень повністю і вчасно, то штрафи за ст. 265 не застосовуються.

Але важливо: це правило стосується позапланових заходів контролю і працює лише тоді, коли припис реально виконаний у строк.

Найдорожче порушення — «неоформлений працівник»

Найбільш сувора санкція стосується ситуацій, коли працівника фактично допустили до роботи без належного оформлення.

Порушення:

• працівник працює без трудового договору;
• оформлений на неповний робочий час, але працює повний;
• оформлений за договором з нефіксованим робочим часом, але працює повний день;
• зарплата виплачується «в конверті» без ЄСВ і податків.

Штраф: 10 мінімальних зарплат (86 470 грн) за кожного працівника.

Але є нюанс: для ФОП та юросіб на єдиному податку 1–3 груп замість штрафу застосовується попередження.

Повторне порушення — у 3 рази дорожче. Якщо роботодавець повторно протягом 2 років допускає таке ж порушення (неоформлений працівник), то штраф зростає: 30 мінімальних зарплат (259 410 грн) за кожного працівника.

Це вже не «кадрова помилка», а ризик серйозних фінансових втрат.

Зарплата із затримкою — також підстава для штрафу

Порушення:

• зарплата виплачується із затримкою більше ніж на 1 місяць;
• або виплачена не в повному обсязі.

Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн). Цей штраф може застосовуватись навіть тоді, коли працівники мовчать — достатньо встановлення факту.

Мінімальні гарантії в оплаті праці — зона ризику №1 для бухгалтерії

Порушення:

недотримання мінімальних гарантій (наприклад, доплата до мінімальної зарплати, нічні, святкові, понаднормові тощо).

Штраф: 2 мінімальні зарплати (17 294 грн) за кожного працівника. Тобто якщо порушення стосується 10 працівників — штраф множиться на 10.

Гарантії мобілізованим та військовозобов’язаним

Окрема категорія — порушення гарантій і пільг працівникам, яких залучають до виконання обов’язків за законами:

• про військовий обов’язок і службу,
• про мобілізацію,
• про альтернативну службу.

Штраф: 4 мінімальні зарплати (34 588 грн) за кожного працівника. Але для єдинників 1–3 груп: попередження.

Не допустили інспектора? Це теж дорого

Роботодавці інколи помилково вважають, що «не впустити перевірку» — це вихід. Насправді це часто найгірший сценарій.

Порушення:

• недопуск до перевірки;
• створення перешкод у проведенні.

Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн).

А якщо недопуск стався під час перевірки щодо неоформлених працівників: штраф зростає до 16 мінімальних зарплат (138 352 грн).

Нефіксований робочий час: штрафи за неправильний облік

Сучасні трудові договори з нефіксованим робочим часом — законний інструмент, але він має жорсткі правила.

Порушення:

• перевищення допустимої кількості таких договорів;
• недостовірний облік фактично відпрацьованого часу.

Штраф: 3 мінімальні зарплати (25 941 грн) за кожного працівника.

«Інші порушення» — штраф за кожну помилку

Якщо порушення не входить у перелік «топових» (зарплата, оформлення, мобілізація тощо), застосовується загальна норма: 1 мінімальна зарплата (8 647 грн) за кожне порушення. А якщо повторно протягом року: 2 мінімальні зарплати (17 294 грн) за кожне порушення.

Важливий момент: це не адмінштраф

Стаття 265 прямо визначає: ці штрафи — фінансові санкції, а не адміністративно-господарські.

Це означає, що вони мають свою процедуру накладення і виконання, і застосовуються незалежно від адмінвідповідальності посадових осіб.

Хто накладає штраф?

Штрафи накладає центральний орган виконавчої влади, що реалізує політику у сфері контролю за додержанням законодавства про працю (фактично — орган держнагляду/контролю).

Накладення відбувається за процедурою, визначеною Кабміном.

Можна сплатити 50% штрафу

Стаття 265 передбачає «знижку»:

Якщо роботодавець сплачує 50% штрафу протягом 10 банківських днів з моменту вручення постанови, постанова вважається виконаною.

Це часто вигідніше, ніж довгі судові спори.

Коли штраф можуть НЕ застосувати (якщо усунуто порушення)

У статті прямо передбачено: якщо роботодавець виконав припис і усунув порушення (наприклад, щодо зарплатних строків, гарантій тощо) — заходи відповідальності можуть не застосовуватися.

Але це стосується не всіх порушень.

Коли штраф накладають незалежно від усунення порушення

Є категорії порушень, де штраф застосовується одразу, навіть якщо роботодавець швидко все виправив. Наприклад:

• неоформлений працівник,
• повторне порушення,
• недопуск до перевірки,
• нефіксований робочий час у порушеннях,
• повторні порушення «інших вимог».

Тобто принцип «виправив — і нічого не буде» працює не завжди.

Штраф можуть накласти навіть без перевірки

Цікавий нюанс:

Штраф за неоформленого працівника може бути накладений навіть без проведення заходу контролю, якщо є: рішення суду, яке встановило факт трудових відносин і період роботи без договору.

Тобто роботодавець може програти трудовий спір — і отримати штраф як наслідок.

Сплата штрафу не звільняє від обов’язку виправити порушення

Навіть якщо штраф сплачений:

•  роботодавець все одно зобов’язаний:

• оформити працівника,

• донарахувати зарплату,

• виплатити борги,

• сплатити ЄСВ/податки.

Гіг-контракт — не порушення

Окремо стаття уточнює:

Укладення гіг-контракту відповідно до Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки» не вважається фактичним допуском до роботи без трудового договору і не тягне штраф.

Висновок: стаття 265 — це «карта ризиків» для роботодавцяю Стаття 265 КЗпП — це не просто перелік штрафів. Це чіткий сигнал держави:  трудові відносини мають бути оформлені правильно, зарплата — виплачена вчасно, гарантії — забезпечені, а документи — відповідати фактичним умовам роботи.

Особливо в умовах воєнного стану важливо пам’ятати: якщо перевірка позапланова і роботодавець вчасно виконав припис — штрафів може не бути, але лише за умови реального усунення порушень.