Якщо трудовий договір укладено (наказ, заява, інші кадрові документи є), але повідомлення подано із запізненням – це окреме порушення трудового законодавства, проте не фактичний допуск до роботи без оформлення трудових відносин, розповідає Дебет-Кредит

Прийняття на роботу працівника проводиться наступним чином:

• громадянин подає відповідні документи щодо працевлаштування та пише заяву на прийняття його на посаду;
• за підписом керівника складається відповідний наказ про прийняття на роботу працівника;
• посадові особи роботодавця ознайомлюють працівника з основними документами, а саме: правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, посадовою інструкцією тощо;
• підприємством не пізніше як за один день до початку роботи надсилається до ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу;
• працівник відділу кадрів оформляє трудову книжку відповідно до вимог чинного законодавства, заповнює особову картку форми №П-2, формує особову справу працівника;
• надалі відпрацьовані дні працівника заносяться відповідальною особою підприємства до табеля обліку робочого часу;
• бухгалтер зазначає дані новоприйнятого працівника у встановленій звітності;
• заробітна плата (посадовий оклад) повинна бути зазначена у штатному розписі підприємства.

Тобто одним з обовʼязків є подання повідомлення не пізніше як за один день до початку роботи.

Але чи може Держпраці застосувати при цьому фінштраф, як за неоформлення працівників за таку помилку, подивимося на судову практику з цього питання.

Верховний суд у своїй постанові від 20.02.2026 року у справі №440/545/25 чітко розмежував два часто «змішані» контролюючими органами порушення:

• несвоєчасне подання повідомлення до ДПС про прийняття працівника;
• фактичний допуск до роботи без укладеного трудового договору.

Про це повідомив Богдан Янків у своєму Телеграм-каналі.

Верховний Суд підкреслив, що сам по собі факт несвоєчасного подання повідомлення до ДПС не є доказом того, що працівник був допущений до роботи без трудового договору.

Тобто якщо трудовий договір укладено (наказ, заява, інші кадрові документи є), але повідомлення подано із запізненням – це окреме порушення трудового законодавства, проте не фактичний допуск до роботи без оформлення трудових відносин.

Контролюючий орган повинен довести саме факт допуску до роботи без оформлення, а не підміняти його технічним порушенням строку повідомлення.

Суд підкреслив також і різний підхід до відповідальності за вчинені порушення:

• за порушення строків подання повідомлення застосовується штраф передбачений абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП, у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (у 2026 році 8647 грн)
• тоді як за допуск працівника без оформлення трудових відносин – 10 мінімальних зарплат (у 2026 році 86 470 грн)

Порада адвоката: завжди звертайте увагу на висновки контролюючих органів за результатами перевірки, неправильна кваліфікація порушення контролюючим органом може збільшити штраф у 10 разів, тому ключове – не факт порушення, а його правильна правова оцінка.