З 1 січня діють оновлені правила подання інформації про прийняття на роботу та звільнення працівників.

Зміни передбачають диференційовані строки звітування для різних категорій роботодавців.

Юридичні особи, органи влади та інші податкові агенти продовжують подавати дані щомісяця — не пізніше 20 календарних днів після закінчення місяця.

Фізичні особи – підприємці та самозайняті особи тепер звітують щоквартально — протягом 40 календарних днів після завершення звітного кварталу.

Новий порядок не скасовує обов’язку подання повідомлення до ДПС перед початком роботи працівника. Зміни стосуються лише строків подання відомостей у складі об’єднаної звітності з ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Нормативне підґрунтя змін — Закон України від 16 липня 2025 р. № 4536-IX, який уточнив правила подання інформації про трудові відносини та строки звітування. В оновленій редакції пп. 70.16.1 Податкового кодексу України зазначено:

• юридичні особи, органи влади та податкові агенти — до 20 календарних днів після закінчення місяця;
• ФОПи та самозайняті особи — до 40 календарних днів після завершення кварталу.

Раніше всі роботодавці подавали дані щомісяця протягом 20 днів після завершення місяця, незалежно від форми власності чи кількості працівників.

Мета змін — зменшити адміністративне навантаження на ФОПів та самозайнятих осіб, зберегти оперативність отримання кадрової інформації від великих роботодавців і оптимізувати обробку даних у державних інформаційних системах.

На практиці юридичні особи продовжують працювати за звичними правилами, тоді як ФОПи та самозайняті особи отримали більше часу на відображення кадрових подій у квартальному звіті. Порушення строків або неподання інформації може призвести до фінансових санкцій відповідно до Податкового кодексу України.