Початок року — найкращий час подивитись на документи не очима кадровика, а очима адвоката: виявити помилки, закрити ризики та переконатися, що все оформлено правильно, розповідає адвокат Ганни Лисенко у своєму телеграм-каналі

Ось мій чекліст для швидкої перевірки кадрових документів 👇

Штатний розпис

• чи є наказ про його затвердження
•  чи відповідають посади Класифікатору професій
•  чи збігаються назва посад у штатці, наказах, трудових договорах і трудових книжках
•  чи відповідає реальній структурі підприємства та чисельності посад
•  чи відповідає мінімальний посадовий оклад державним мінімальним гарантіям (з 8 647 грн.)
•  чи немає «мертвих» посад, особливо якщо плануються скорочення.

Пам'ятайте:  зміни до штатного розпису можуть впливати на істотні умови праці, тому необхідно дотримуватися порядку за ст. 32 КЗпП.

Трудові договори

• чи не закінчується строк строкових договорів
•  чи умови не застаріли — обновити відповідно до останніх змін
•  чи оплата праці відповідає мінімальним гарантіям
•  чи умови договору відповідають реальним умовам роботи

Правила внутрішнього трудового розпорядку

• чи наведені у відповідність до актуального законодавства 
• чи додані Правила поведінки на підприємстві, які містять положення про нерозголошення конфіденційної інформації (п. 2 ст. 142 КЗпП).

Посадові інструкції

• індивідуалізовані, а не шаблонні
•  відображають реальні трудові функції
•  працівники ознайомлені під підпис

Відпустки

•  чи затверджений графік відпусток на 2026 рік (до 05 січня)
•   чи немає значних «хвостів» невикористаних днів

Електронний документообіг

• чи запроваджені альтернативні способи ознайомлення (наказом, положенням або у трудовому договорі)
•  чи визначені офіційні канали комунікації з працівником
•  чи зберігаються докази надсилання документів

Призупинені трудові договори

• перевірити строки з урахуванням змін ст. 13 Закону №2136 (не більше 90 днів, норма діє після 14.03.2026)
• після спливу строку дія договору автоматично відновлюється
• визначити подальші дії щодо працівників, які фактично відсутні

Окремо перевірте працівників, які:

• тривалий час відсутні без пояснень
•  виїхали за кордон, а дистанційна робота неможлива
•  перебувають на окупованій території
•  фактично не виконують роботу і для них немає функцій

Моя порада

Зробіть міні-аудит кадрових документів зараз — це дешевше, ніж потім програвати трудовий спір у суді.