Якщо працівник у день звільнення не працював або з певних причин особисто не забрав трудову книжку, яка знаходиться у роботодавця, як діяти роботодавцеві у таких випадках?

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець цього дня має надіслати йому поштове повідомлення про необхідність отримати трудову книжку.

Трудові книжки (їх дублікати), що не були одержані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом 2 років у відділі кадрів підприємства, установи, організації (далі — підприємство) окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають у трудових відносинах. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника, тому треба отримати таку згоду від працівника викладену в заяві.

Якщо працівник працює у відокремленому підрозділі, який до того ж розташований на значній відстані від підприємства, де зберігається вся кадрова документація, доречно заздалегідь домовитися з працівником про умову пересилання трудової книжки поштою з метою зазначення її у заяві про звільнення.

Трудову книжку пересилають листом з оцінкою вартості вкладення і повідомленням про вручення адресатові. Пересилання таких листів оформлюють розрахунковим документом поштового відділення, що підтверджує прийняття і вміст відправлення. Зазначені листи вручають адресатові під розписку у відділенні поштового зв’язку.

 Після отримання повідомлення про те, що трудову книжку вручено колишньому працівникові (причому на повідомленні буде проставлено дату, коли саме вручено відправлення), інспектор відділу кадрів може зробити відповідні відмітки про направлення трудової книжки звільненому працівникові поштою в особовій картці працівника (типова форма № П-2) та у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58)  передбачено, що в разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується в особовій картці та у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Тобто трудова книжка може бути отримана працівником особисто або за його письмовою згодою надіслана поштою. Інших видів видачі трудової книжки (наприклад, отримання трудової книжки іншими особами за дорученням працівника) законодавством не передбачено.

В Інструкції № 58 не зазначено, яким оператором поштового зв’язку потрібно здійснити це пересилання, але обов’язковою умовою визначено наявність згоди працівника. Отже, роботодавець залишає за собою право обирати оператора поштового зв’язку, яким може здійснити пересилання трудової книжки, а працівник дає або не дає згоду на зазначені умови.