Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Приклади записів про звільнення працівника містяться в пунктах 2.26-2.29 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).

Приклад 1: "Звільнений в зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України"

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин.

Приклад 2: "Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України"

Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил:

• у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
• у графі 2 — дата звільнення;
• у графі 3 — причина звільнення;
• у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв'язку із скороченням штату працівників. 10 жовтня 1993 року є останнім днем його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 - дата звільнення (10.10.93), у графі 3 записується: "Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України", у графі 4 зазначається дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження:

Приклад 3: "Звільнений у зв'язку з переведенням на роботу на таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України"

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України.

Приклад 4: у графі 3 записується "Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України" і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

Вікторія Ліпчанська, керівник Центру правової допомоги ФПУ