Відповідно до частини другої статті 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП)  при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати крім інших документів, трудову книжку. При цьому в нормі зазначено, що трудова книжка подається у разі наявності.

Трудових книжок не матиме:

• працівник, який приймається на роботу вперше;
• працівник, який втратив трудову книжку;
• працівник, у якого відсутній доступ до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або трудова книжка, якого залишилась на тимчасово окупованій території чи у зоні проведення бойових дій.

Відповідно до пункту 2 Постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301 «Про трудові книжки працівників» при влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.

В свою чергу працівнику, який втратив трудову книжку та працівнику, у якого відсутній доступ до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або трудова книжка, якого залишилась на тимчасово окупованій території чи у зоні проведення бойових дій відповідно до Розділу VІнструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58) має бути виданий дублікат трудової книжки.