Під час процесу оцифрування трудових книжок трапляються прикрі ситуації, пов’язані з людським фактором. Одна з таких – коли підприємство помилково прикріплює сканкопії трудової книжки іншого працівника, наприклад, через однакове прізвище в кількох осіб. Що робити у такому випадку?

Згідно з пунктом 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, якщо електронний запис про трудову діяльність створено з помилками та вже надіслано до Фонду, потрібно сформувати новий коректний запис.

Іншими словами, страхувальник (тобто роботодавець) має:

• повторно сформувати відомості про трудові відносини працівника;
• додати правильну сканкопію трудової книжки, яка дійсно належить цьому працівнику;
• подати нові виправлені дані через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Це забезпечить достовірність інформації в Реєстрі застрахованих осіб та дозволить уникнути ускладнень у майбутньому — наприклад, при призначенні пенсії або перевірці стажу.

Порада: при оцифруванні паперових трудових книжок важливо уважно перевіряти ПІБ, серію та номер документа перед поданням до Пенсійного фонду. Відповідальність за правильність інформації несе страхувальник.