Статтею 20 розділу V Закону України від 08 липня 2010 року № 2464-VI “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” (далі – Закон № 2464) визначено, що Пенсійний фонд України відповідно до покладених на нього завдань формує та веде реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр застрахованих осіб).

Відомості до Реєстру застрахованих осіб, зміни, уточнення до них вносяться в електронній формі в автоматичному режимі на підставі відомостей, що надходять з джерел згідно із статтею 18 Закону № 2464, зокрема, про трудові відносини, нараховану заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески, сформованих на підставі даних, поданих страхувальником у складі звітних відомостей.

На сьогодні страхувальник подає наступну звітність для внесення до Реєстру застрахованих осіб інформації про трудові відносини:

1. Повідомлення про прийняття працівника на роботу. Подається до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку страхувальника як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за формою згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413 “Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору із домашнім працівником”. Термін подання – до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором та/або до початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом резидента Дія Сіті. Інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу, передається в порядку міжвідомчого обміну від Державної податкової служби України до Пенсійного фонду України та вноситься до Реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України“Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.
2. Податковий розрахунок. Подається до територіальних органів Державної податкової служби за місцем обліку страхувальника як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Порядок заповнення і подання до органів Державної податкової служби України Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок), затверджений наказом Міністерства фінансів України 13 січня 2015 року № 4 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 24 січня 2025 року № 39), зі змінами, які внесені наказом Міністерства фінансів України від 30 січня 2025 року № 53. Термін подання – протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця. Відомості про трудові відносини осіб відображаються страхувальником в Додатку 5 до Податкового розрахунку. Інформація, що міститься в Податковому розрахунку в розрізі застрахованих осіб, в тому числі про трудові відносини працівників, передається в порядку міжвідомчого обміну від Державної податкової служби України до Пенсійного фонду України та вноситься до Реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України“Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.
3. Відомості про трудову діяльність працівника. Подаються працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Також такі відомості можуть бути подані працівником особисто (в сервісному центрі Пенсійного фонду України).

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до “Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі”, затвердженому постановою правління Пенсійного фонду України № 11-1, а за періоди до набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217 “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” – одним із таких способів:

1) у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

2) в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Інформація про трудову діяльність працівника вноситься до Реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.

4. Оперативне подання відомостей про трудові відносини. Подаються такі відомості роботодавцем через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Дані в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування оновлюються впродовж доби. Подавати відомості про рух кадрів необхідно не пізніше ніж протягом наступного дня після настання відповідної події на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 22 листопада 2024 року № 1332 “Деякі питання бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час”.

Інформація про трудові відносини працівника вноситься до Реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.