Зустрічі з працівниками щодо звільнення ніколи не бувають легкими. Але дотримання ключових рекомендацій фахівців допоможе зробити їх менш напруженими для всіх учасників. Фахівці budni.robota.ua звернулися до експертів за рекомендаціями, які допоможуть зробити так, щоб зустріч з працівником щодо звільнення пройшла успішно (наскільки це можливо) та з дотриманням усіх законодавчих норм.

Рекомендації HR-фахівця

Олексій Велитченко, HRBP в robota.ua

Зустріч щодо звільнення – це складний і стресовий процес як для працівника, так і для HR-а. Тому важливо провести її професійно, етично та коректно, щоб мінімізувати негативні наслідки та зберегти репутацію компанії. Пропоную дотримуватися наступних рекомендацій: 

Обирайте правильний момент і місце

• Забезпечте конфіденційність – повідомлення має відбуватися у окремому кабінеті без сторонніх.
• Не звільняйте працівників у п’ятницю або понеділок: початок робочого тижня для працівників і без того є невеликим стресом; також після вихідних для врегулювання таких питань може бути обмаль часу; не варто починати робочий тиждень з негативу, щоб не поширювати його на інших працівників. Якщо ви повідомите про звільнення у п’ятницю, то працівник залишиться без підтримки у вихідні, а також не матиме можливості оперативно вирішити юридичні або фінансові питання, які стосуються звільнення. Найкращі дні для звільнення – вівторок або середа: є час для запитань, формальностей та пошуку нової роботи.

Підготуйтесь заздалегідь

• Зберіть документи, що підтверджують рішення про звільнення (протоколи, дисциплінарні попередження, показники роботи тощо).
• Продумайте чітку комунікацію – пояснення мають бути короткими та зрозумілими, підтверджені фактами.

Не затягуйте зустріч

• Оптимальний час розмови – 10-15 хвилин.
• Не вдавайтеся в зайві деталі, які не змінять суті рішення.

Будьте професійними, але людяними

• Говоріть прямо, спокійно, без звинувачень.
• Проявіть емпатію, дайте працівнику можливість висловитися.

Заздалегідь підготуйте інформацію про звільнення

• Чітко поясніть умови звільнення (відпрацьовані дні, компенсації, можливі рекомендації).
• Дайте контакти спеціалістів, до яких можна звернутися для врегулювання юридичних чи кадрових питань.

Не залишайте працівника без підтримки

• Якщо можливо, запропонуйте рекомендаційний лист або допомогу в працевлаштуванні.
• Дайте контакти фахівців для консультації щодо виплат, податків та оформлення документів.

Завершуйте розмову коректно

• Подякуйте за внесок у компанію, навіть якщо результати роботи були неідеальними.
• Не давайте марних надій, якщо рішення остаточне.

Рекомендації юристки

Карина Сагайдак, юристка EVERLEGAL

Звільнення працівника – це непростий і відповідальний процес, який потребує не лише дотримання трудового законодавства, а й коректного підходу до комунікації. Роботодавцям важливо враховувати правові аспекти та етичні норми, щоб уникнути можливих юридичних ризиків при реалізації цієї процедури.

Як повідомити працівнику про звільнення?

Українське законодавство не зобов’язує роботодавця попереджати працівника про його звільнення. Винятком є лише впровадження на підприємстві процедури скорочення чисельності або штату працівників, де роботодавець зобов’язаний письмово про це повідомити за 2 місяці.

З етичної точки зору, роботодавці мають враховувати, що завчасне попередження співробітника про намір звільнити його дає такому працівнику можливість підготуватися до цього складного життєвого етапу. Однак при цьому варто розуміти, що деякі недобросовісні працівники можуть зловживати такою інформацією, намагаючись відтягнути момент звільнення або навіть перешкоджати його реалізації. Наприклад, працівник може піти на лікарняний, що ускладнить виконання процедури звільнення.

Тому, хоча етичні аспекти вимагають завчасного попередження працівника, роботодавцям слід зважати на можливі ризики, що виникають при роботі з певними категоріями працівників.

Що робити роботодавцю, якщо виникла ситуація, за якої працівника потрібно звільнити «день у день»?

За наявності згоди між працівником і роботодавцем трудовий договір може бути припинений у визначений сторонами строк і навіть «день у день». Це стосується і звільнення на підставі п. 1 ст. 36 (за угодою сторін), так і на підставі ст. 38, 39 (за ініціативою роботодавця) КЗпП України.

Водночас звільнити працівника за ініціативою роботодавця «день у день» не завжди є можливим. Більшість підстав для такого звільнення, передбачених у ст.  40, 41 КЗпП України, вимагають від роботодавця певних процедур і додаткового часу для їх належного оформлення.

Основні поради, які допоможуть без законодавчих проблем звільнити працівника

• Дотримуйтесь процедури – переконайтеся, що звільнення відповідає нормам КЗпП України, зокрема ст. 36–41.
• Документуйте всі підстави – ведіть записи про порушення працівника (якщо такі є) та оформлюйте відповідні акти, пояснювальні записки.
• Оформлюйте всі накази правильно – наказ про звільнення має чітко відповідати підставі, передбаченій законодавством.
• Надавайте всі належні виплати – вихідна допомога, компенсація за невикористані відпустки тощо.
• Проконсультуйтесь із юристом – якщо є сумніви щодо підстав звільнення, краще отримати професійну правову консультацію.

Роботодавцям потрібно пам’ятати, що звільнення – це складний, але необхідний процес. Якщо провести його грамотно, з повагою та розумінням, слідуючи букві закону, це допоможе зберегти лояльність працівників та репутацію компанії.