Відповідно до статті 21 КЗпП, трудовим договором є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Частиною першою статті 29 КЗпП України передбачено, що до початку роботи роботодавець зобов'язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема про місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов'язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов'язків), дату початку виконання роботи та права та обов'язки, умови праці.

Наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 N 336 затверджено Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі - Довідник).

Довідник визначає перелік основних робіт, які властиві тій або іншій посаді, та забезпечує єдність у визначенні кваліфікаційних вимог щодо певних посад.

Довідник служить основою для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов'язки, права та відповідальність.

У Загальних положеннях Довідника передбачено, що конкретний перелік робочих (посадових) обов'язків визначається робочими (посадовими) інструкціями працівників усіх категорій, які розробляють і затверджують роботодавці на основі типової кваліфікаційної характеристики, враховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до працівника під розписку.

Статтею 30 КЗпП України визначено, що працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Пунктом 1 роз'яснення Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 N 30/39 "Про порядок оплати тимчасового заступництва" (із змінами, внесеними постановою Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС від 11.12.86 N 521/30-18), передбачено, що тимчасове виконання обов'язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) по закладу. Працівникові, який заміщує, виплачується різниця між його фактичним посадовим окладом і посадовим окладом працівника, якого заміщують, за умови, що такий замісник не є штатним заступником відсутнього працівника.

Враховуючи зазначене, якщо посадовою інструкцією працівника визначено виконання обов'язків іншого працівника під час його відсутності, то таке заміщення здійснюється без видання окремого наказу та без доплати.