Штатний розпис — документ, що визначає структуру штатного складу працівників підприємства (установи, організації), найменування професій (посад), чисельність персоналу й оклади для кожної професії (посади).

Законодавство не містить прямої вказівки на те, що роботодавець повинен обов’язково мати штатний розпис. Але практика свідчить, що без цього кадрового документа роботодавцеві не обійтися. Саме штатний розпис дозволяє визначити перелік усіх посад та професій працівників, які необхідні роботодавцеві, у т.ч. вакантних посад, надає можливість обчислювати статистичні показники щодо чисельності працівників

Відповідно до п. 3 ст. 64 ГКУ, юридичні особи мають право самостійно визначати свій штатний розпис.

Форма штатного розпису затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 р. № 57 лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету. Проте її можна взяти за зразок і підприємствам (установам, організаціям) небюджетної сфери.

У штатному розписі вказують:

• № з/п структурного підрозділу. Посади окремо у штатному розділі не нумерують;
• назву структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури підприємства (наприклад, «Адміністративно-господарський відділ», «Фінансовий відділ», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів», «Відділ маркетингу»);
• назву посади та код відповідно до Класифікатора професій;
• кількість штатних посад за кожною посадою окремо або за групою штатних одиниць;
• посадовий оклад (тарифна ставку), надбавки й доплати. Зверніть увагу: ці показники не встановлюють у штатному розписі, а вказують на підставі колективного договору, трудових договорів, положення про оплату праці, інших локальних документів. Для працівників із відрядною системою оплати праці можна не зазначати розмір їх оплати праці, а фіксувати кількість штатних одиниць (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284). Розміри надбавок і доплат указують у тому разі, коли вони мають постійний характер;
• фонд заробітної плати на місяць — з урахуванням суми посадового окладу (тарифної ставки) і надбавок та доплат для кожної посади чи групи штатних одиниць працівників за відповідною посадою.