Південно-Західне міжрегіональне управління Державної служби України з питань праці нагадує, що трудовим законодавством регламентовано певні правила використання та оформлення роботодавцем найманої праці.

Більшість таких документів є обов’язковими і повинні відповідати певним стандартам.

До обов’язкових кадрових документів належать:

• штатний розпис, у якому назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010»;
• Правила внутрішнього трудового розпорядку;
• Табель обліку робочого часу;
• Накази з кадрових питань (щодо особового складу).  Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
• Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів  теж відбувається за терміном їх зберігання.
• Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена Наказом «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника».
• Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок.
• Графік відпусток.
• Трудові угоди (контракти).
• Колективний договір (для юридичних осіб).
• Посадові (робочі) інструкції працівників.
• Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
• Положення про охорону праці.
• Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
• Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).