Особова картка працівника — це основний документ з обліку особового складу на підприємстві, де видно всю хронологію роботи конкретного працівника у конкретного працедавця. Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, відповідний військово-обліковий документ, трудова книжка (за наявності), диплом тощо).

У процесі трудової діяльності відомості про працівника можуть змінитися, наприклад, у разі зміни прізвища або адреси місця проживання.

Дії працівника кадрової служби:

1. Отримати документи, що підтверджують відповідні зміни, виготовити копії наданих документів.

2. Закреслити в особовій картці працівника старі відомості однією рискою, справа або зверху акуратно вписати нові відомості. Поруч з ними потрібно вказати реквізити документа, на підставі якого було внесено зміни (свідоцтва про шлюб, паспорта тощо).

3. Завірити внесені зміни, тобто вказати свою посаду, проставити підпис, зазначити ініціали, прізвище та дату внесення змін.

Прямої відповідальності за неведення або порушення порядку ведення особових карток законодавством не встановлено. АЛЕ, якщо роботодавець не завів особову картку за типовою формою № П-2 на працівника, або вказав не всю інформацію, фахівці Держпраці можуть застосувати до нього санкції на основі ч. 2 ст. 265 КЗпП (за порушення інших вимог трудового законодавства) та накласти штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати. Як показує судова практика, порушенням вважається відсутність особових карток, ведення їх не за встановленою формою, а також відсутність підписів працівників у розділах «Призначення і переведення» та «Дата і причина звільнення (підстава)». Подібні проступки перевіряючі кваліфікують як інші порушення вимог законодавства про працю і притягають до відповідальності.

Анна Мілієнко-Самсонова, головний редактор електронної системи "ОК. Кадровик"