Відповідно до статті 47 КЗпП, роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні, провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Згідно з пунктами 2.4, 4.1, 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, усі записи, що здійснюються в трудовій книжці: про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення, вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу, але не пізніше тижневого строку видання такого наказу, а в разі звільнення — у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу, тобто, підстави звільнення, що зазначенні в наказі про звільненні, мають відповідати підставам, зазначеним у трудовій книжці.

Так, у випадку звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Роботодавець зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення, якщо вона зберігається у роботодавця, з внесеним до неї записом про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

В ситуації, коли власник затримав видачу трудової книжки, днем звільнення вважається день її видачі. В такому разі видається новий наказ, де зазначається новий день звільнення, і вноситься запис до трудової книжки працівника, а раніше внесений запис про день звільнення — визнається недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 цієї ж Інструкції.

Бувають випадки, коли працівник відсутній на роботі в день звільнення, тоді власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника

План дій на крайній випадок:

•     надіслати роботодавцю рекомендований лист з описом вкладення, зі згодою на пересилання трудової книжки засобами поштового зв’язку, із зазначенням поштової адреси, на яку необхідно надіслати трудову книжку. У випадку отримання вашим роботодавцем листа, вам прийде зворотне повідомлення про вручення працівниками пошти цього листа представникам роботодавця;
•     якщо трудова книжка не надійшла на вказану вами адресу, необхідно повторно звернутись до роботодавця, проте на цей раз із вимогою про виплату середньомісячного заробітку за час вимушеного прогулу. Попіклуйтесь про те, щоб ваше звернення до роботодавця підтверджувалося доказами, наприклад, поштовими документами (чек про відправлення, зворотне повідомлення);
•    звернутися із заявою до Державної служби України з питань праці. Саме цей орган уповноважений складати протоколи про адміністративні правопорушення у випадках порушення законодавства про працю;
•     звернутися до суду за захистом своїх прав.